L’ECM – Enterprise Content Management, uno degli snodi centrali dell’ambiente informatico dell’azienda e sinonimo di “gestione informatica intelligente ed esaustiva”, si rivolge alle realtà che hanno un taglio di impresa o società, con la necessità di gestire documenti o contenuti indipendentemente dal loro formato.
Questa soluzione, oltre ad avere la particolarità di non porre limiti al tipo di oggetto da archiviare e catalogare (compresi ad esempio quelli di tipo multimediale), amplia i possibili contenuti archiviabili e catalogabili, fornendo una serie di strumenti supplementari.
Dal workflow processing (una serie di attività umane o meccaniche che devono essere completate in sequenza, o in parallelo, per ottenere un risultato aziendale previsto) al BPM (Business Process Management, l’insieme delle attività necessarie a definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali per rendere efficace il business dell’azienda), l’Enterprise Content Management offre piccoli programmi di ausilio che, grazie all’indicatore chiave di prestazione e report, aiutano a capire eventuali margini di ottimizzazione dei processi. In poche parole, questo sistema, più di una semplice archiviazione digitale di contenuti, è in grado di trovare tutti i documenti, i dati e le informazioni catalogate tramite la ricerca full-text, di collegarli ai workflow e di automatizzare i processi.
Vantaggi dell’ECM per le aziende
Con il giusto software, le organizzazioni possono portare risultati vantaggiosi sia a interi reparti sia ai singoli dipendenti, oltre che all’azienda stessa nel suo insieme.
Nel momento in cui le imprese, inondate di dati, hanno un eccesso di carta o di informazioni non strutturate, ne consegue una fase di lavoro in cui arrivano più richieste di lavorazioni di quante, alla massima capacità, sia possibile elaborare. Ciò causa un’interruzione del flusso di lavoro e ritardi nel processo di produzione. A questo punto, si parla di una “congestione del processo”, ovvero quando si cerca di elaborare, accedere o archiviare le informazioni.
Con una soluzione Enterprise Content Management è più facile tenere traccia dello stato dei documenti e rendere semplice e immediato l’accesso alle persone che ne hanno bisogno.
I lavoratori più soddisfatti grazie all’Enterprise Content Management
Inoltre, i dipendenti trascorrono molte ore delle loro giornate lavorative alla ricerca di informazioni. Gli strumenti aziendali possono ridurre questo tempo offrendo risultati di ricerca rapidi e pertinenti, rendendo i lavoratori più soddisfatti del proprio operato e in grado di concentrarsi sui compiti principali del giorno. Insomma, i vantaggi che l’ECM offre sono vari. Tra questi, non di secondaria importanza, vi sono la facilitazione e la collaborazione delle conoscenze, oltre che un’esperienza migliore del cliente che, grazie a una ricerca efficiente è possibile per loro trovare in pochi istanti ciò di cui hanno bisogno.
Nelle grandi aziende, le informazioni isolate potrebbero essere un ostacolo alla produttività e alla qualità, ma la ricerca aziendale rende le informazioni accessibili a tutti i reparti, garantendo una trasparenza che favorisce una maggiore collaborazione e condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Infine, i moderni strumenti di ricerca aziendale possono incorporare AI e ML – Machine Learning – per migliorare di continuo i risultati della ricerca. Queste tecnologie, infatti, comprendono il contesto, imparano dal comportamento degli utenti e possono anticiparne le esigenze.
Come l’ECM può ridurre i costi
Quanto elencato fino a questo momento incide notevolmente sulla riduzione dei costi. A questo scopo collabora anche la gestione intelligente di tutte le informazioni. Una soluzione ECM consente il controllo completo del ciclo di vita dei documenti e la loro archiviazione sicura, dalla fase dell’inserimento fino ad arrivare a quella della distruzione.
Il suo mercato globale ha un valore di oltre 21 miliardi di euro nel 2021 e si stima che dovrebbe arrivare a più di 44 miliardi di euro nel 2024 e superare i 73 miliardi entro il 2029. Servendosi dello stesso sistema ECM, le organizzazioni possono ridurre i costi e migliorare la conformità adattandole agli standard di settore e ai requisiti di sicurezza. Trasformare una serie sparsa di dati in un archivio ben strutturato è importante, in particolare per le aziende di e-commerce e B2B.
