I Costi e i Benefici dell’Implementazione di un Sistema ECM

Implementare una soluzione Enterprise Content Management comporta numerosi vantaggi per le imprese, migliorandone l’efficienza, semplificandone i processi e potenziandone la collaborazione. Si tratta di un processo che implica diversi costi oltre all’investimento iniziale. Vediamone alcuni:

• Blocco del fornitore. Quando si sceglie un fornitore ECM, è possibile che l’impegno sia a lungo termine e che preveda in spese continue. È fondamentale, dunque, valutare con attenzione i termini e le condizioni, compresi i costi degli aggiornamenti futuri, della manutenzione e dell’assistenza
• Personalizzazione e integrazione. Non solo entrambe svolgono un ruolo importante nel massimizzare i vantaggi della soluzione di gestione dei contenuti aziendali, ma possono anche avere un impatto significativo sul costo complessivo. Per soddisfare i requisiti organizzativi specifici, le personalizzazioni possono portare a spese aggiuntive e le integrazioni con i sistemi esistenti devono essere pianificate con attenzione per evitare costi imprevisti
• Formazione e gestione del cambiamento. I costi di formazione potrebbero riguardare corsi con istruttori, moduli di e-learning e formazione continua per tenere il passo con gli aggiornamenti del sistema. I costi di gestione del cambiamento derivano dalla necessità di affrontare la resistenza al cambiamento e di garantire il successo dell’adozione della soluzione Enterprise Content Management
• Hardware e infrastruttura. Si tratta di aggiornamenti aggiuntivi per supportare efficacemente la soluzione, oltre che di server, dispositivi di archiviazione e infrastrutture di rete. I costi associati a questi aspetti devono essere valutati in anticipo per evitare imprevisti in futuro
• Migrazione e conversione dei dati, un processo che potrebbe rivelarsi complesso e costoso. A seconda del volume e della complessità dei dati, può richiedere strumenti specializzati, risorse esperte e un notevole investimento di tempo
• Assistenza e manutenzione continua, per garantire un funzionamento regolare e risolvere eventuali problemi tecnici. In questo caso, la spesa potrebbe variare a seconda del modello di prezzo del fornitore e del livello di supporto richiesto
• Scalabilità e crescita futura. Con l’evoluzione di un’impresa, l’eventuale sforamento del budget potrebbe riguardare ulteriori costi relativi alla licenza per gli utenti aggiuntivi, agli aggiornamenti dei server e all’aumento dei requisiti di storage
• Conformità e cambiamenti normativi, ai quali le soluzioni ECM devono adeguarsi. Ciò potrebbe condurre a uno sforamento del budget
• Adozione da parte degli utenti e l’aumento della produttività, aspetto fondamentale da tenere in considerazione al fine della valutazione del reale andamento di una soluzione di gestione dei contenuti aziendali. Se i membri del team faticano ad allinearsi con il nuovo sistema, potrebbe verificarsi una diminuzione della produttività, oltre che uno spreco di un iniziale investimento. Dunque, un’adeguata formazione degli utenti, un design intuitivo dell’interfaccia e un’assistenza continua sono molto importanti per il raggiungimento degli obiettivi di un’organizzazione
• Backup e ripristino di emergenza. Per evitare questo rischio che può facilmente verificarsi all’interno di un’impresa, gli esperti consigliano di implementare una strategia efficace di backup e disaster recovery, che possono portare a costi aggiuntivi

È necessario, quindi, creare un budget dettagliato che tenga conto di tutti gli aspetti dell’implementazione ECM. Per un’azienda gestire questi costi in modo efficace è essenziale per ottenere un ritorno sull’investimento (Roi) positivo.

In generale, i sistemi di gestione dei contenuti aziendali offrono importanti vantaggi in termini di risparmio sul budget. Ciò avviene semplificando i processi di gestione dei documenti, riducendo l’uso della carta e minimizzando le spese generali amministrative. Infine, si riduce la dipendenza dallo spazio di archiviazione fisico.

Analisi costi-benefici dell’ECM

Diverse sono le esigenze che portano le imprese all’adozione di tecnologie di Enterprise Content Management, tra queste l’efficienza operativa e la riduzione dei costi. Tuttavia, l’obiettivo principale rimane la gestione digitale delle informazioni aziendali in un repository centralizzato e l’utilizzo di contenuti digitali per supportare vari processi e raggiungere con successo gli obiettivi aziendali.

Un sistema di gestione dei contenuti aziendali efficiente garantisce che tutti i membri di un’organizzazione possano accedere alle informazioni necessarie in modo rapido e semplice, consentendo loro di prendere decisioni informate, lavorare in modo collaborativo e svolgere le proprie responsabilità lavorative con la massima efficienza. Ma quali sono i vantaggi che un’impresa può trarre dai sistemi di gestione dei contenuti aziendali?

• Riduzione al minimo della conformità e del rischio normativo. In questo modo, viene fornita una piattaforma centralizzata per l’archiviazione e la distribuzione di contenuti conformi ai requisiti di conformità normativa e alle linee guida per la gestione del rischio
• Fornire alle aziende un’unica fonte di verità, strutturando i contenuti in modo che vengano archiviati una sola volta, in un repository digitale sicuro. Adoperando questo sistema, viene ridotta la probabilità di duplicazione dei contenuti e garantita che l’intera azienda possa accedere a una singola informazione autorevole. Inoltre, consolidando tutte le informazioni rilevanti in un’unica posizione, l’ECM riduce al minimo il rischio di utilizzare informazioni errate o dati obsoleti, garantendo che i dipendenti abbiano a portata di mano le informazioni più aggiornate
• Riduzione dei costi organizzativi. Questo è reso possibile dall’automatizzazione dei processi manuali, riducendo le sanzioni di conformità e minimizzando le esigenze di archiviazione, oltre che dei requisiti postali
• Miglioramento della soddisfazione dei clienti. Si tratta di un vantaggio che aiuta i membri dei team del servizio clienti ad accedere alle informazioni necessarie al momento giusto, fondamentale per risolvere tempestivamente i problemi dei clienti. Il sistema, infatti, elimina le lunghe ricerche di informazioni e snellisce il servizio clienti, che ricevono un servizio più rapido ed efficiente
• Supporto per la continuità aziendale. In particolare, con un’implementazione adeguata, l’ECM garantisce un’elevata disponibilità. Ciò significa che, in caso di disastro o di altre interruzioni, l’impresa può recuperare rapidamente le informazioni critiche e continuare le operazioni con tempi di inattività minimi
• Produttività migliorata, riducendo i colli di bottiglia, snellendo l’accesso e i processi aziendali, ottimizzando la sicurezza, minimizzando le spese generali e riducendo le esigenze di carta e posta. Maggiore efficienza e riduzione dei tempi di inattività possono portare a un aumento della produttività, oltre che consentire all’azienda di concentrarsi su altre attività essenziali
• Accessibilità dei contenuti migliorati, grazie agli strumenti di ricerca e dell’analisi dei dati

I sistemi di gestione dei contenuti aziendali non forniscono solo una soluzione per il presente, ma si tratta di un vero e proprio investimento per il futuro. In questo modo, un’organizzazione si prepara a rispondere a un mercato in continua evoluzione e alle esigenze dei clienti. Secondo gli esperti, le aziende che adottano l’ECM vedono un ritorno sull’investimento del 400% entro tre anni, grazie a una maggiore produttività e riduzione dei costi di oltre il 20%, in particolare quelli associati alla gestione fisica dei documenti e alla perdita di tempo nella ricerca di informazioni.

Leggi anche: ECM e Mobile: Accesso ai Contenuti Aziendali Ovunque

Vantaggi a lungo termine

Una volta che entra in gioco il sistema di Enterprise Content Management (ECM) e che viene implementato completamente, le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, possono sperimentare benefici che vanno oltre i miglioramenti dei processi quotidiani e che si riveleranno a lungo termine.

Parte essenziale delle iniziative strategiche di un’impresa, i sistemi di Enterprise Content Management forniscono coerenza al contesto in uscita, l’automatizzazione dei processi cartacei, la comprensione dei problemi normativi e di conformità, la gestione della proprietà intellettuale e il miglioramento della collaborazione con i colleghi. Inoltre, l’ECM giusto non solo è uno strumento strategico per migliorare l’efficienza, la sicurezza dei dati e ridurre al minimo la burocrazia, aiuta a migliorare la soddisfazione dell’utente e riduce la ricerca delle informazioni richieste in sistemi diversi, ma anche per la riduzione della necessità di cambiare applicazione per completare il lavoro e l’automatizzazione dei processi che circondano il contenuto per ulteriori efficienze.

I vantaggi a lungo termine, inoltre, non riguardano solo per utenti, clienti e partner commerciali, ma anche i componenti del team e l’intera azienda. Vediamo in che modo.

Un sistema ECM mette le informazioni a portata di mano degli utenti in modo che possano rispondere alle richieste ed elaborare le transazioni più velocemente, creando la massima trasparenza delle informazioni. Con un singolo punto di accesso per tutti gli utenti, ogni dipendente è a conoscenza, in ogni istante, di quali informazioni vengono archiviate e dove, con un conseguente risparmio di tempo di circa l’80-90%, secondo quanto stimato dagli esperti del settore.

Per quanto riguarda i benefici di cui godono i clienti, le piattaforme di gestione dei contenuti aziendali permettono di fornire risposte rapide e professionali a eventuali richieste, acquisti ed e-mail. Infatti, risposte altamente competenti alle domande dei clienti sono essenziali per offrire un servizio di alta qualità.

Infine, che sia per gli utenti, i clienti o il reparto IT, l’Enterprise Content Management offre vantaggi duraturi per tutte le aree dell’azienda. Aumenta le prestazioni dei dipendenti, migliora la collaborazione e la qualità dei prodotti, oltre che dei servizi, aumenta la sicurezza delle informazioni, accelera la creazione di valore e ha un impatto positivo sull’efficienza.

Leggi anche: Le Sfide Comuni nell’Implementazione di un Sistema ECM