Per le organizzazioni si rende ormai necessaria un’implementazione delle best practice per la sicurezza dei dati all’interno della piattaforma Enterprise Content Management dell’azienda.
Quello che oggi sta cambiando le strategie di comunicazione delle organizzazioni è il trasferimento delle attività di marketing sul web e, in particolare, dei dati. Di conseguenza, mai come in questo momento, le violazioni delle informazioni sono all’ordine del giorno e le principali vittime le società di tutti i settori. Oltre ad aver aumentato la vulnerabilità delle aziende, secondo alcuni dati questa situazione ha causato anche una perdita media globale di oltre quattro milioni di euro per attacco.
Protezione dei dati sensibili nell’Enterprise Content Management
Tenendo conto del fatto che nessun meccanismo è ritenuto sicuro al 100% dai rischi delle numerose violazioni, un sistema Enterprise Content Management archivia, organizza e protegge i dati sensibili all’interno di un sistema centralizzato, difendendolo da accessi non autorizzati e perdite di informazioni non intenzionali.
Quali sono i fattori che possono compromettere la sicurezza dei dati all’interno del sistema di gestione dei documenti? Prima di tutto i sistemi legacy obsoleti, cioè un sistema informatico, un’applicazione o un componente antiquato, che continua a essere usato poiché l’utente non intende o non ha la possibilità di sostituirlo. “Legacy”, infatti, equivale a versione “retrodatata” messa a confronto con i sistemi e le tecnologie attuali; in seguito, la formazione insufficiente dei dipendenti sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati; gli insider ostili; l’accesso da parte di terzi, come ad esempio un partner e, infine, la mancanza di conformità alle normative sulla protezione dei dati.
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Quali sono i rischi? Ecco le 7 misure per la sicurezza da adottare
Durante una violazione dei dati, soggetti non autorizzati ottengono l’accesso ai dati sensibili dell’azienda, generalmente armati di cattive intenzioni. Se l’organizzazione colpita non dovesse essere preparata, ovvero non monitorasse l’accesso e la condivisione dei file ECM, potrebbe non accorgersi nell’immediato della violazione. Tuttavia, anche se l’infrazione dovesse essere notata subito, i procedimenti per la risoluzione sarebbero in ogni caso molto articolati e complicati, comportando gravi conseguenze economiche, legali e di reputazione.
Esistono sette misure di sicurezza da adottare per proteggere la gestione dei contenuti aziendali. Ecco le best practice che contribuiscono a ridurre il rischio di attacchi o fughe di notizie, per l’applicazione delle quali una formazione continua è fondamentale:
- Protezione tramite crittografia. L’ECM dovrebbe essere dotato di funzioni di questo tipo incorporate per la scrambling (tecnologia di autenticazione dei dati che impedisce la copia dei file video direttamente da un DVD-Video) dei contenuti sia in transito che in archiviazione. In questo modo, chi accede non potrà fare nulla con ciò che trova
- Rigorosi permessi di accesso, che consentono di limitare chi può visualizzare e modificare i dati in base al nome, al ruolo e/o al reparto, monitorando facilmente gli accessi ai contenuti aziendali, così da sapere sempre cosa è stato visualizzato, quando e soprattutto da chi
- Mascheramento statico e dinamico dei dati, che offre un ulteriore livello di controllo degli accessi, nascondendo strategicamente alla vista alcune informazioni sensibili
- Mantenere la conformità alle linee guida, per la sicurezza e la conservazione dei dati. Un ECM di alto livello, lavorando all’interno del sistema di sicurezza esistente, può gestire questa funzionalità per conto dell’azienda
- Cancellare regolarmente i dati. Limitando la quantità di contenuti disponibili si riduce la responsabilità della sicurezza dei dati per l’organizzazione
- Conservare i dati nel cloud, eliminando così i rischi interni dei dispositivi portatili e dei dischi rigidi esterni
- Eseguire controlli regolari, anche sulla cronologia delle ricerche e sulle condivisioni dei file
Normative di sicurezza e conformità. Cos’è la General Data Protection Regulation
Il 69% dei Paesi dispone della legislazione in materia di protezione dei dati e della privacy e il 76% dei consumatori globali ritiene che le aziende debbano adottare misure più proficue per salvaguardare la riservatezza e la corretta gestione dei loro contenuti online. Questi sono i numeri che puntano i riflettori sull’importanza della conformità alle normative sui dati per le organizzazioni che operano oggi.
È proprio a questo punto che entra in gioco il General Data Protection Regulation (GDPR), il Regolamento generale sulla protezione dei dati che stabilisce regole rigorose per la gestione dei contenuti e la mancata conformità può avere gravi ripercussioni. Il rispetto di leggi, regolamenti e standard di settore che regolano la raccolta, l’archiviazione, l’elaborazione e la protezione dei dati sensibili, in particolare delle informazioni personali e finanziarie, è un aspetto fondamentale da non sottovalutare delle operazioni aziendali attuali.
Dimostrare l’impegno per la conformità normativa dei dati può portare a un vantaggio competitivo, poiché si evidenziano la dedizione dell’azienda alla protezione delle informazioni dei clienti e all’adesione alle migliori pratiche del settore. Si tratta di una procedura preziosa, soprattutto per settori in cui la sicurezza dei contenuti è un problema delicato, come quello sanitario, finanziario e dell’e-commerce. Secondo alcune statistiche il numero di violazioni del GDPR è salito a un livello molto alto a partire dal luglio 2020, con multe oltre gli 1,1 miliardi di euro solo nel gennaio 2022.
Il costo finanziario delle violazioni dei dati ha subìto un aumento da quasi 3,7 milioni di euro nel 2020 a oltre 4 milioni di euro nel 2022. Dunque, nel panorama odierno, è fondamentale che le organizzazioni adottino strategie e best practice solide, tra cui la creazione di un quadro completo di governance dei dati, per mantenere la conformità normativa e salvaguardare la fiducia dei clienti.
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