Alfresco è un sistema Enterprise Content Management (ECM) open source per Microsoft Windows e per sistemi unix-like, che gestisce tutti i contenuti all’interno di un’impresa e fornisce i servizi e i controlli per la gestione contenuti aziendali. Alfresco è disponibile in tre versioni:
- Community Edition, software libero pubblicato sotto licenza libera GNU GPL
- Enterprise Edition, versione proprietaria con supporto commerciale
- Cloud Edition
In particolare, la prima versione si basa su un repository supportato da un server che conserva contenuti, metadati, associazioni e indici di testo completi.
Gli sviluppatori sono in grado di creare applicazioni e soluzioni personalizzate, che all’uso forniscono soluzioni standard come la gestione dei documenti e la gestione dei contenuti web, grazie alle interfacce di programmazione che supportano numerosi linguaggi e protocolli. Chi utilizza Alfresco?
L’innovativo sistema è utilizzato da una vasta gamma di organizzazioni appartenenti ai vari settori, tra cui Servizi IT e consulenza IT, Ospedali e assistenza sanitaria, Servizi finanziari, Ospitalità, Servizi di trasporto urbano e molti altri ancora.
Inoltre, Alfresco si serve di script per semplificare l’aggiunta di nuove funzionalità e lo sviluppo di nuove interfacce di programmazione (script web). Con funzionalità come il controllo delle versioni, la gestione del flusso di lavoro e il controllo degli accessi, Alfresco fornisce una soluzione completa per le organizzazioni che cercano di semplificare i loro processi incentrati sui documenti.
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Cos’è Alfresco
Fondata nel 2005 da John Newton e John Powell, Alfresco è nata con la visione di offrire un’alternativa open source ai sistemi proprietari di Enterprise Content Management (ECM).
L’obiettivo è quello di fornire alle imprese una soluzione flessibile e conveniente per gestire efficacemente i propri contenuti. Nel corso degli anni, Alfresco ha ottenuto riconoscimenti per la sua piattaforma solida e l’interfaccia intuitiva, attraendo una base di utenti sostanziale in diversi settori.
Il sistema ECM, che rientra nell’ambito delle tecnologie di File Storage, fornisce una piattaforma di servizi di contenuto per gestire i documenti aziendali in tutta l’organizzazione. Gestito come progetto open source, supporta ECM distribuito in locale o nel cloud.
Hyland Software ha acquisito Alfresco nell’ottobre 2020 e rimane una piattaforma separata con la sua roadmap di prodotto.
Il sistema, che offre capacità di Intelligenza Artificiale e apprendimento automatico, combina strumenti open source con servizi di supporto, fornendo ai partner tecnologici i componenti di base per produrre applicazioni basate sui contenuti, progettate in base alle necessità di ciascuna impresa e mirate a un’ampia gamma di settori verticali del settore.
Alfresco produce moduli open source che supportano le funzioni ECM essenziali, come ad esempio servizi di biblioteca, gestione del ciclo di vita dei documenti, condivisione di file, sincronizzazione e condivisione di file con dispositivi mobili e gestione dei record e molto altro ancora.
Tra queste funzionalità, vengono anche prodotti strumenti semplificati, tra cui modelli e script, per gli sviluppatori cittadini. L’obiettivo è quello che sia gli amministratori sia gli utenti non tecnici siano in grado di creare e gestire flussi di lavoro predefiniti.
Ma quali sono i vantaggi che comporta Alfresco? Vediamo qualche esempio:
• Architettura open-source, che consente alle aziende di adattare il sistema alle proprie esigenze specifiche
• Gestione dei documenti strutturata e organizzata, ottimizzando l’accessibilità e la ricerca delle informazioni più importanti
• Scalabilità. Alfresco supporta piccole e grandi imprese e garantisce una solida gestione documentale anche in contesti complessi
Tra i numerosi benefici che comporta l’utilizzo di Alfresco, compare anche quello relativo a un approccio strutturato all’archiviazione e all’accesso alle risorse digitali. Questa categoria è essenziale per le aziende che gestiscono un grande volume di documenti e necessitano di un sistema centralizzato per una gestione efficiente dei file.
Attualmente, il sistema Enterprise Content Management detiene un’importante quota di mercato nella categoria File Storage, in particolate grazie alle sue funzionalità personalizzabili e alla sua scalabilità. Con la crescente domanda di soluzioni di gestione dei contenuti efficienti, per Alfresco gli esperti prevedono una continua evoluzione in futuro.
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Come utilizzare Alfresco
Alfresco trova applicazione in vari settori, dimostrando la sua versatilità e adattabilità. Che si tratti di un’organizzazione sanitaria che gestisce le cartelle cliniche dei pazienti, di un istituto finanziario che gestisce i documenti di conformità o di un’azienda manifatturiera che semplifica la documentazione della propria supply chain, il sistema ECM soddisfa diversi casi d’uso. La sua flessibilità, infatti, consente di adattarlo a specifici requisiti di settore, rendendolo una buona scelta per le imprese di tutti i settori.
I principali vantaggi del sistema ECM open source sono la semplicità e la rapidità d’implementazione nei sistemi aziendali. Ma come si utilizza e quali sono le sue funzioni?
L’accesso al sistema funziona grazie all’attribuzione di diversi ruoli. Vediamone alcuni:
- Il coordinator, che può creare nuovi account, editare le proprietà dei contenuti, editare e aggiungere nuovi contenuti e avere una visione globale della produzione
- L’editor, invece, può solo editare e aggiornare i contenuti e le loro proprietà
Una delle funzioni più utili per l’automatismo dei workflow è la Regola, che definisce come gestire un documento, una volta aggiunto a una cartella o aggiornato. Grazie all’integrazione delle regole con il protocollo, si possono creare processi molto sofisticati, che gestiscono automaticamente il documento.
Un’ulteriore funzionalità è il Dcl, ovvero il ciclo di vita del documento. In particolare nel caso in cui sia necessario creare workflow complessi.
Inoltre, la ricerca dei documenti creati, transitati e archiviati all’interno di un’azienda è una delle attività più costose e meno redditizie per ogni impresa. A questo scopo, il motore di ricerca di Alfresco permette di effettuare queste tipologie di attività lavorative in breve tempo.
Infine, Alfresco offre la praticità dell’Information Lifecycle Management (Ilm, cioè la Gestione del ciclo di vita delle informazioni), che comprende le politiche, i processi, le pratiche e gli strumenti utilizzati per allineare il valore economico di un’informazione con la più appropriata e conveniente infrastruttura di Information and Communications Technology dal momento in cui l’informazione è concepita fino alla sua finale disposizione. In questo caso è possibile effettuare scelte strategiche sull’archiviazione dei contenuti, a seconda di parametri hardware o logiche di business.
Alfresco, dunque, consente l’accesso ai contenuti attraverso varie piattaforme, come ad esempio web, email, drive condivisi o SharePoint, in modo da ottenere la più completa flessibilità gestionale.
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