Alfresco è una piattaforma di Entrerpise Content Management e open source. Si tratta di un software che contiene al suo interno strategie per la gestione ottimale di documenti e informazioni.
Questo software Alfresco di compone di tre livelli: dati, costituito da un database SQL e da un’archiviazione di file, servizio, servizio che detiene tutte le funzionalità ECM, e presentazione, denominato “condividi”, un’interfaccia utente web per la gestione dei documenti e la collaborazione.
Ma quali sono le funzionalità di Alfresco? Prima di tutto si basano sui metadati, che consentono di presentare documenti nel contesto business, utili per la gestione delle pratiche.
Uno dei principali obiettivi di Alfresco è quello di evitare che i documenti aziendali vadano perduti e, a questo scopo, massimizza il valore dei contenuti andando a integrarli nei processi aziendali di base. I documenti, dunque, vengono archiviati in maniera digitale, così che risultino sempre individuabili e reperibili.
Un’ulteriore funzionalità di Alfresco consente di trovare velocemente qualsiasi contenuto anche i numerosi file aziendali, grazie all’implementazione dei filtri di ricerca, e servendosi dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale. Il software ECM, infine, funziona sia in locale che in cloud, rendendo semplice una migrazione dati in qualsiasi direzione.
Alfresco, quindi, offre una serie di vantaggi molto importanti. Vediamo qualche esempio:
- Architettura open-source, che consente alle aziende di adattare il sistema alle proprie esigenze specifiche
- Gestione dei documenti strutturata e organizzata, ottimizzando l’accessibilità e la ricerca delle informazioni più importanti
- Scalabilità. Alfresco supporta piccole e grandi imprese e garantisce una solida gestione documentale anche in contesti complessi
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Passaggi per l’installazione di Alfresco
Prima di cimentarsi nell’installazione di Alfresco, è importante tenere presente che alcuni parametri di configurazione soddisfino i requisiti, necessari a una gestione efficiente e personalizzata del sistema.
Ecco quali sono le prerogative:
- Java Development Kit dalla versione 6 in poi
- Un database MySQL
- Adobe Flash Player, dalla versione 10 in poi
- SWF Tools
- OpenOffice.org Portable
Quali sono le modalità per installare Alfresco? In generale, si parla di due metodi: configurazione di default e personalizzazione delle porte server e dei sevizi.
Inizialmente, dunque, appare la cartella nella quale verrà installato il software e, successivamente, la schermata del database.
A questo punto, dovranno essere inseriti altri dati, come la password dell’account dell’amministratore, la porta utilizzata e il nome del server Quick. In seguito all’inserimento di tutti i dati richiesti, la procedura di download dura pochi istanti.
Una volta avviato, il sistema permette di visualizzare le varie funzioni, come ad esempio la libreria, la ricerca, e creare team virtuali. Il software ECM permette anche di ideare contenuti utilizzando un blog o un wiki.
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Risoluzione dei problemi comuni
In un mondo in continua evoluzione dal punto di vista digitale, viene richiesta sempre di più la scelta di una soluzione documentale adeguata e flessibile alla propria infrastruttura IT per gestire, la crescita dei volumi delle informazioni, i cambiamenti delle abitudini di lavoro, il numero sempre maggiore di sistemi che generano contenuti, i diversi formati da gestire, oltre che l’accesso in mobilità e la collaborazione.
Ma quali sono le capacità di Alfresco nella risoluzione dei problemi più comuni?
- Gestione flessibile dei metadati
- Pieno controllo sui privilegi di accesso
- Sicurezza e controllo di versione
- Trasformazione di formato
- Indicizzazione e ricerca full text
- Blocco, check in e check out dei documenti
- Sincronizzazione off-line per l’accesso fuori linea
- Tassonomia e categorizzazione dei contenuti
- Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria
- Report avanzati e cruscotti
- Composizione logica tramite raggruppamento di altri contenuti
- Anteprima
- Cancellazione “soft” e supporto per il recupero dei documenti
- Libreria immagini con anteprima
Alfresco, dunque, centralizza l’immagazzinamento e fornisce uno strumento semplice ed efficiente di accesso per qualunque tipologia di informazione digitale. Inoltre, vengono garantiti la completezza, la validità, la tracciabilità e l’inalterabilità.
La piattaforma di Entrerpise Content Management assicura anche che i membri del team dedicati alle varie unità organizzative, divisioni e reparti possano lavorare insieme e nella piena collaborazione, ad esempio a partire dalla creazione di una pratica, passando per la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo utilizzo.
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