Case Study: Implementazione di un Sistema ECM di Successo

L’implementazione di un sistema di Enterprise Content Management (ECM) di successo richiede una pianificazione accurata, un’analisi approfondita delle necessità aziendali e una gestione efficace del progetto.

Ma quale potrebbe essere un approccio strutturato per garantire che un’implementazione vada a buon fine? Ecco un esempio di alcuni passaggi da seguire:

  • Comprensione delle necessità aziendali. Risulta di particolare importanza identificare i processi che necessitano di miglioramenti, come la gestione documentale, l’accesso ai dati e l’efficienza operativa. Inoltre, gli esperti consigliano di coinvolgere dipendenti, manager e altre parti interessate per comprendere le loro esigenze e aspettative, oltre a definire obiettivi misurabili, come ad esempio la riduzione del tempo di ricerca dei documenti o l’eliminazione delle duplicazioni
  • Selezione della Piattaforma ECM. Questo passaggio consiste nell’analizzare le piattaforme disponibili, tenendo conto di scalabilità, flessibilità, sicurezza e compatibilità con i sistemi esistenti, e considerare i costi iniziali e ricorrenti, inclusi licenze, manutenzione e formazione. È anche fondamentale valutare se implementare il sistema in cloud o nei server aziendali, basandosi sulle esigenze di sicurezza e accessibilità
  • Pianificazione del progetto, ovvero creare un team dedicato, che includa project manager, esperti IT e rappresentanti dei dipartimenti chiave. Bisogna anche tenere presente una timeline realistica, cioè stabilire scadenze chiare per ogni fase del progetto, considerando tempo per test e correzioni, e una buona gestione del rischio, identificando potenziali problemi (come ad esempio la resistenza al cambiamento) e sviluppare strategie per mitigarli
  • Configurazione e personalizzazione, grazie a una mappatura dei processi, integrazione con altri sistemi e all’adattamento dell’interfaccia utente e delle funzionalità per soddisfare le esigenze specifiche degli utenti
  • Formazione dei dipendenti, con un supporto continuo e motivandogli utenti a utilizzare il nuovo sistema, evidenziandone i vantaggi
  • Test e implementazione, per identificare e risolvere eventuali bug o inefficienze, monitorando le prestazioni del sistema e raccogliere feedback per apportare miglioramenti
  • Manutenzione e aggiornamento continuo con le ultime funzionalità e patch di sicurezza. In questo procedimento l’azienda deve essere sempre pronta a modificare il sistema per adattarsi a nuove esigenze aziendali o normative

Se ben implementato, un sistema ECM può trasformare l’efficienza aziendale, migliorare la collaborazione e ridurre i rischi legati alla gestione dei contenuti. Tutto ciò sarà possibile, in particolare, grazie al coinvolgimento continuo dei principali stakeholder, che garantisce un sistema adeguato alle esigenze delle organizzazioni, a un solido sostegno da parte della leadership aziendale e, infine, al mantenimento del focus sull’utente finale.

Leggi anche: ECM e Cloud Computing: Vantaggi e Considerazioni

Lezioni apprese

Le lezioni apprese dall’implementazione di un sistema Enterprise Content Management di successo derivano dall’esperienza pratica e da progetti realizzati in diversi contesti. Queste lezioni forniscono indicazioni preziose per evitare errori comuni e massimizzare i risultati. Vediamo insieme qualche esempio.

Prima di tutto, una delle lezioni più importanti è che unicamente la tecnologia non è sufficiente. In particolare, un ECM può migliorare i processi aziendali solo nel caso in cui siano progettati e ottimizzati in maniera adeguata. Inoltre, automatizzare un flusso di lavoro inefficiente non solo non risolve il problema, ma anzi rischia di amplificarne le inefficienze. Gli esperti, dunque, consigliano di mappare i processi esistenti e di migliorarli prima di adottare un nuovo sistema.

Un ulteriore aspetto chiave si rivolge al coinvolgimento degli stakeholder, senza il supporto dei quali l’implementazione rischierebbe di non andare a buon fine, poiché ogni reparto aziendale ha esigenze specifiche che il sistema deve soddisfare. Coinvolgere utenti finali e responsabili di funzione nella progettazione e configurazione dell’ECM garantisce non solo che il sistema sia utile, ma anche che venga accettato e adottato nelle quotidiane attività lavorative. La percezione che gli utenti hanno del sistema, infatti, risulta determinante per il suo successo.

A questo punto, è possibile introdurre il tema della formazione: anche la piattaforma più intuitiva non raggiungerà il suo pieno potenziale se gli utenti non sanno come sfruttarla al massimo delle sue funzionalità. È fondamentale mostrare in che modo può semplificare il lavoro quotidiano e risolvere problemi concreti e, a questo scopo, saranno molto utili sessioni pratiche, materiali di supporto e un’assistenza continua. Tutto ciò potrebbe sicuramente are la differenza nel garantire una transizione fluida e nel superare la naturale resistenza al cambiamento.

Un’altra lezione appresa consiste nella necessità di scegliere una soluzione flessibile. Nel corso del tempo, le aziende possono subire diversi cambiamenti, così come i loro requisiti. Per questo motivo, è necessario che un ECM sia scalabile e adattabile, capace di integrarsi con altre tecnologie e di rispondere a nuove normative o carichi di lavoro.

La pianificazione è un altro importante insegnamento che non deve essere considerato di secondaria importanza. Senza una roadmap chiara, infatti, il rischio di ritardi e sprechi di risorse aumenta in maniera significativa. Quale potrebbe essere una soluzione? Un approccio strutturato, con obiettivi definiti e fasi gestibili, aiuta a mantenere il progetto in linea con i tempi e il budget.

L’esperienza insegna anche che un sistema ECM richiede una manutenzione continua per rimanere utile e performante nel tempo. Aggiornamenti regolari, test e monitoraggi costanti e il feedback degli utenti consentono di adattare il sistema alle nuove esigenze aziendali e di garantire che resti allineato con gli obiettivi strategici.

Infine, gli esperti ritengono che sia necessario tenere presente la cultura aziendale. Un ECM è catalizzatore per migliorare la collaborazione e la trasparenza all’interno dell’organizzazione. La tecnologia deve essere supportata da una cultura aziendale che valorizzi la condivisione delle informazioni e il lavoro di squadra.

In sinesi, l’implementazione di un sistema ECM di successo non si basa solo sulla scelta della tecnologia giusta, ma su una combinazione equilibrata di tutte gli elementi scaturiti dalle lezioni apprese appena elencate.

Leggi anche: ECM e Mobile: Accesso ai Contenuti Aziendali Ovunque

Esempi di implementazione di successo

Gli esempi di implementazione di successo di un sistema ECM, non sono sempre uguali, ma variano a seconda del settore e delle esigenze aziendali. Tuttavia, esistono casi concreti che dimostrano come un Enterprise Content Management ben progettato possa trasformare il modo in cui un’impresa gestisce i propri contenuti. Vediamo insieme qualche esempio.

Prendiamo il caso in cui una grande banca multinazionale abbia implementato un sistema ECM per migliorare la gestione dei documenti legati alle richieste di prestito. Prima di questa operazione, le filiali locali gestivano manualmente i documenti cartacei. Ciò causava ritardi e duplicazioni. Ma quale potrebbe essere la soluzione in questo frangente particolare? Prima di tutto l’introduzione di un ECM integrato con un workflow digitale per l’approvazione delle richieste e, successivamente, l’archiviazione centralizzata dei documenti con accesso basato sui ruoli.

In questo modo, si registra un -40% di tempi di elaborazione delle richieste e, di conseguenza, un miglioramento della trasparenza e della conformità alle normative.

Un altro esempio riguarda un grande ospedale che adotta un sistema ECM per gestire le cartelle cliniche elettroniche (EHR) e semplificare l’accesso ai dati dei pazienti. In precedenza, i medici dovevano spesso aspettare ore per ottenere informazioni archiviate manualmente.

Grazie, invece, all’integrazione di un ECM con il sistema EHR esistente, è possibile l’accesso rapido ai dati attraverso un’interfaccia intuitiva. Ciò consente un accesso immediato ai dati dei pazienti, riducendo il tempo di attesa del 70%.

Infine, prendiamo in considerazione un’amministrazione comunale che deve affrontare la gestione di grandi quantità di documenti cartacei legati a pratiche edilizie, atti pubblici e permessi. L’accesso ai documenti era lento e inefficiente. Tuttavia, grazie alla digitalizzazione degli archivi con un sistema ECM dotato di ricerca avanzata e all’automazione delle notifiche per gestire scadenze e revisioni delle pratiche, risulta una drastica riduzione dei tempi di ricerca, con un miglioramento dell’efficienza operativa del 60%.

Questi e molti altri casi ancora dimostrano che un sistema ECM è in grado di trasformare il modo in cui un’organizzazione gestisce le informazioni, portando benefici significativi come maggiore efficienza, conformità normativa e miglioramento dell’esperienza degli utenti.

Leggi anche: ECM e Archiviazione Digitale: Soluzioni per il Futuro

Leggi anche

Come l’RPA Trasforma i Processi Aziendali

L’RPA – Robotic Process Automation è una tecnologia che utilizza software chiamati “bot” (“robot software”) per automatizzare attività ripetitive, regolari e basate su norme all’interno