ECM e Cloud Computing: Vantaggi e Considerazioni

La gestione dei contenuti aziendali basata su cloud consente l’amministrazione e l’utilizzo via web dei dati, oltre che la loro integrazione nei workflow esistenti. Inoltre, il livello di sicurezza sarà più elevato, a differenza delle piattaforme, più economiche, che si occupano della sola archiviazione. Quest’ultimo è un aspetto particolarmente importante per le informazioni aziendali sensibili e per la mappatura digitale dei processi aziendali.

Oggi, i dipendenti hanno bisogno di accedere sempre e ovunque alle informazioni giuste al momento giusto. Per questo motivo, le imprese devono trovare modalità di collaborazione tra i team economicamente vantaggiosi, far sì che l’elaborazione dei documenti sia ottimizzata e ridurre i costi operativi.

È proprio a questo punto che entra in gioco il cloud, il quale consente alle aziende di tutte le dimensioni di risparmiare tempo e denaro. Questo sistema offre anche nuove opportunità per competere più velocemente e con maggiore forza rispetto al passato.

Vantaggi dell’ECM nel cloud

Prima di tutto, i programmatori specializzati nella codifica lato Server, ovvero nella programmazione di tutti gli elementi di un sito o un’App che agli occhi di un utente sono invisibili (sviluppatori back-end), possono lavorare in contemporanea con il front-end. Dunque, su ciò che gli utenti vedono, come elementi visivi quali pulsanti, caselle di controllo, grafica e messaggi di testo, gli sviluppatori di interfacce utente (UI) ottengono le loro application programming interface (API) preferite e gli sviluppatori di applicazioni mobili contenuti facili da usare. Infine, gli esperti di marketing possono distribuire i contenuti su tutti i canali, senza doverli ricreare per ognuno di essi.

I vantaggi dell’ingresso nel regno del cloud computing, per la gestione dei contenuti aziendali, sono numerosi. Vediamone alcuni:

• Scalabilità. Un ECM basato sul cloud può facilmente scalare per soddisfare le esigenze di un’organizzazione. È possibile aggiungere o rimuovere risorse in base alle esigenze, senza doversi preoccupare delle limitazioni hardware
• Accessibilità da qualsiasi parte del mondo. Ciò consente ai membri del team di collaborare in tempo reale, purché dispongano di una connessione a Internet. Inoltre, la produttività viene migliorata, grazie alla gestione dei documenti e alla creazione di contenuti da remoto
• Flussi di lavoro digitali automatizzati, che snelliscono i processi aziendali e semplificano la conformità
• Risparmio sui costi. Un Enterprise Content Management basato sul cloud elimina la necessità di hardware costoso, licenze software e personale IT per la manutenzione del sistema. Infatti, ciò che si paga sono solo le risorse necessarie
• Sicurezza per la protezione dei dati, continuamente aggiornata in tempo reale. A questo scopo, esistono delle funzionalità che includono autorizzazioni, crittografia, backup dei dati e autenticazione a più fattori
• Facilità di aggiornamento e manutenzione, gestiti direttamente dai fornitori di sistemi di ECM
• Ecosistema di integrazione, un procedimento che permette all’Enterprise Content Management di integrarsi più facilmente con altre applicazioni aziendali basate sul cloud, come ad esempio email marketing
• Flessibilità, una caratteristica che permette di personalizzare un sistema di gestione di contenuti aziendali per soddisfare le esigenze specifiche di un’impresa
• Esperienza dei clienti migliore. L’ECM consente alle aziende di fornire contenuti pertinenti, personalizzati e coerenti su più canali, per un’esperienza dei clienti più coinvolgente. Ciò porta a una maggiore velocità di commercializzazione, riduzione dei rischi e molti altri vantaggi

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Considerazioni per la migrazione al cloud

La migrazione al cloud consiste nel processo di spostamento, totale o in maniera parziale, di asset digitali, servizi, database, risorse IT e app di un’azienda nel cloud, anche da un cloud all’altro. Un procedimento di questo tipo è rivolto a tutte quelle organizzazioni che intendono non utilizzare più infrastrutture legacy obsolete e soluzioni hardware o software. Ciò permetterà loro di ottenere prestazioni ed efficienza aggiornate e in tempo reale.

Ma quali sono i vantaggi della migrazione al cloud? Oltre alla riduzione del costo totale di proprietà (TCO, “Total cost of ownership”), ai tempi di consegna più rapidi e a maggiori opportunità di innovazione, con questo passaggio vengono garantite sia agilità sia flessibilità, due elementi fondamentali per migliorare l’esperienza dei consumatori e soddisfar le esigenze del mercato. Vediamo altri esempi:

• Capacità di innovare più velocemente
• Fornire risultati aziendali immediati
• Semplificare la tecnologia dell’informazione (IT)
• Migliore gestione dei consumi
• Ottimizzazione delle prestazioni

Esistono, tuttavia, diverse tipologie di migrazione al cloud. Un’azienda, infatti, potrebbe aver bisogno del trasferimento di dati e applicazioni da un data center locale on-premise al cloud pubblico (re-host), o del passaggio a un sistema operativo completamente nuovo basato sul cloud (re-platform). Inoltre, potrebbe anche rendersi necessario l’aggiornamento dei componenti dell’applicazione per conformarsi ai nuovi standard (re-factoring). È possibile trovare anche la migrazione cloud-to-cloud, lo spostamento di dati e applicazioni da una piattaforma cloud o provider a un altro, e l’uncloud (migrazione cloud inversa o de-clouding). In quest’ultimo caso si tratterebbe di un processo nel corso del quale i dati o le applicazioni vengono spostati dal cloud e di nuovo a un data center locale.

Infine, le imprese, medie, piccole, o grandi che siano, hanno bisogno di assistenza per realizzare i loro percorsi cloud. È importante porsi delle domande, come ad esempio, “quali sono le opzioni per ricostruire le applicazioni in modo che possano funzionare in modo ottimale nel cloud?”, o ancora “Cos’è la modernizzazione delle applicazioni?”. Tale processo richiede, dunque, un’attenta analisi, pianificazione ed esecuzione per garantire la compatibilità della soluzione cloud con i requisiti dell’impresa.

Nonostante una strategia il cloud computing offra vantaggi importanti, può comportare anche una serie di sfide che le aziende si trovano ad affrontare lungo il loro percorso. Affinché gli obiettivi vengano raggiunti con successo, è necessario comprendere questi ostacoli. Ecco alcuni esempi:

• Sicurezza e conformità dei dati
• Compatibilità dell’applicazione. Alcune applicazioni legacy potrebbero non essere compatibili con gli ambienti cloud senza modifiche le quali hanno un decisivo impatto sul budget aziendale
• Tempi di inattività e interruzione del servizio
• Gestione dei costi
• Complessità tecnica
• Resistenza culturale. I membri dei team potrebbero manifestare una certa opposizione ai cambiamenti
• Problemi di integrazione

In conclusione, riconoscere e prepararsi ad affrontare queste sfide implica per le imprese la possibilità di sviluppare strategie complete che riducano significativamente i rischi e portino a una migrazione al cloud fluida e di successo.

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