Implementare l’RPA: Passi e Strategie

L’implementazione dell’RPA in un’organizzazione è un processo strategico che richiede pianificazione, esecuzione e monitoraggio. Questi passaggi devono essere svolti con attenzione e precisione. Ma quali sono i passi principali e le strategie da seguire per garantire un’implementazione efficace. Vediamo qualche esempio:

• Definizione degli obiettivi, quali riduzione dei costi operativi, aumento dell’efficienza, eliminazione degli errori manuali e liberare risorse umane per far sì che abbiano la possibilità e il tempo di dedicarsi ad attività più strategiche. Per quanto riguarda il tema della strategia, è importante per le aziende coinvolgere gli stakeholder al fine di definire gli obiettivi aziendali ed effettuare un’analisi costi-benefici, valutando in questo modo l’impatto dell’implementazione
• Identificazione dei processi da automatizzare. Non tutti i processi aziendali, infatti, sono adatti all’RPA. È necessario, quindi, selezionare quelli che sono ripetitivi e basati su regole, con elevati volumi di lavoro e che richiedono poco intervento umano per decisioni complesse
• Creazione di un team dedicato, essenziale per l’implementazione dell’RPA. Ciò può includere sponsor aziendali, per allineare l’RPA agli obiettivi strategici, responsabili di processo (esperti del flusso di lavoro), sviluppatori RPA, per progettare e implementare i bot, e analisti di automazione, per monitorare le performance
• Selezione della piattaforma RPA, utilizzando criteri di scelta quali facilità d’uso, integrazione con i sistemi aziendali esistenti, capacità di scalabilità e supporto per tecnologie avanzate come OCR e Intelligenza Artificiale
• Progettazione dei bot, ovvero una fase che prevede la pianificazione dettagliata delle attività che i bot eseguiranno (mappatura del processo, definizione delle eccezioni e progettazione del bot)
• Test e validazione. Prima di distribuire il bot, è essenziale testarlo accuratamente per assicurarsi che funzioni correttamente
• Implementazione e distribuzione. Una volta completati i test, il bot può essere distribuito nell’ambiente di produzione
• Monitoraggio e ottimizzazione continua. In seguito all’implementazione, il bot deve essere monitorato per garantire che funzioni in modo efficace e che il processo rimanga conforme ai cambiamenti aziendali
• Scalabilità. Man mano che l’azienda acquisisce esperienza, infatti, l’RPA può essere esteso ad altri dipartimenti o processi
• Coinvolgimento umano e comunicazione. È fondamentale che i membri dei team aziendali siano non solo formati, ma anche informati sui vantaggi dell’RPA

Seguendo queste strategie, il Robotic Process Automation può trasformare i processi aziendali, portando efficienza, precisione e scalabilità.

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Pianificazione e analisi dei processi

La pianificazione e l’analisi dei processi sono fasi fondamentali nell’adozione di RPA. Per garantire che l’automazione dei processi aziendali sia un successo, è necessario partire da un’analisi approfondita dei processi esistenti e da una pianificazione accurata. L’obiettivo è quello di determinare quali attività automatizzare, come farlo e quali risultati ottenere. Ma come si svolge questo lavoro? Ecco quali sono i passi da seguire:

• Pianificazione dei processi, il primo passo che consente di preparare l’intero percorso verso l’adozione dell’RPA. È proprio nel corso di questa fase che si stabiliscono gli obiettivi aziendali, viene definito il perimetro dell’automazione e si ottimizzano le risorse prima di iniziare a progettare i bot
• Analisi dei processi. Si tratta di una delle fasi più critiche per l’implementazione dell’RPA. Un’analisi accurata consente non solo di identificare qual è il processo che può essere automatizzato, ma anche come può essere ottimizzato. Un processo ben analizzato è la chiave per ottenere risultati positivi dall’automazione
• Valutazione della compatibilità tecnologica e il valore dell’automazione. Per questo punto è necessario considerare se l’RPA possa interagire con software come ERP, CRM, database, oltre a disporre di dati strutturati (con i quali questa tecnologia di automazione lavora meglio) e l’accessibilità ai sistemi
• Stabilire una roadmap ben definita e obiettivi chiari, quali riduzione del tempo di esecuzione del 50%, eliminazione degli errori manuali nel data entry e tempi di risposta più rapidi

L’implementazione del Robotic Process Automation non è solo una questione di tecnologia, ma di strategia e trasformazione aziendale. Senza un’adeguata pianificazione e analisi, infatti, il rischio di fallimento può aumentare. In conseguenza a ciò, si otterranno investimenti inefficaci e un basso ritorno economico.

A ogni modo, l’RPA deve essere considerata come parte integrante di una strategia digitale. L’integrazione con AI, Machine Learning e Analytics renderà i processi sempre più intelligenti, portando all’automazione cognitiva e alla decision-making automation, ovvero all’automazione del processo decisionale.

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Scegliere la giusta tecnologia RPA

Una decisione sbagliata riguardo a quale sia la giusta piattaforma di Robotic Process Automation può portare a inefficienze, problemi di scalabilità e costi elevati. È, dunque, fondamentale procedere alle giuste valutazioni per raggiungere il successo dell’automazione aziendale.

Prima di scegliere una piattaforma RPA, è importante capire quali processi si vogliono automatizzare e quali sono le esigenze specifiche dell’azienda. Tuttavia, non tutte le soluzioni sono uguali. Vediamo qualche esempio.

Un’azienda che deve automatizzare solo operazioni di data entry potrebbe optare per una soluzione più economica e intuitiva, come in particolare per Microsoft Power Automate. Un’organizzazione che vuole gestire processi complessi con più eccezioni e variabili potrebbe avere bisogno, invece, di una piattaforma come UiPath o Blue Prism, che offrono maggiori capacità di personalizzazione.

Altri due fattori da tenere in considerazione sono la scalabilità e la compatibilità con i sistemi già in uso.

Una volta individuate alcune piattaforme che potrebbero essere adatte, gli esperti consigliano di testare l’RPA con un progetto pilota. Si tratta di una sperimentazione su un processo limitato, per verificare se la soluzione sia realmente funzionante. Ma cosa consente di fare un progetto pilota?

• Capire se la piattaforma è facile da usare per il team, senza richiedere competenze di programmazione avanzate
• Valutare l’efficacia dell’automazione
• Identificare eventuali problemi tecnici

Infine, la scelta della tecnologia RPA non deve essere fatta solo dal reparto IT o solo dal business, ma deve coinvolgere entrambi i settori. Il team IT deve verificare che la piattaforma sia sicura, scalabile e compatibile con i sistemi aziendali, mentre i reparti operativi devono assicurarsi che l’RPA migliori davvero il lavoro quotidiano e porti benefici concreti. Inoltre, è importante valutare il supporto e la formazione offerti dal fornitore.

Un errore comune è lasciare che sia solo l’IT a scegliere la piattaforma, senza considerare le esigenze reali degli utenti finali. Allo stesso modo, se il business sceglie una soluzione senza consultare l’IT, potrebbe trovarsi con un software che non si integra bene con l’infrastruttura esistente.

Scegliere la giusta tecnologia RPA, dunque, è una questione di adattabilità alle esigenze aziendali, facilità di utilizzo e supporto tecnico. Analizzare i processi, testare la soluzione e coinvolgere le persone giuste sono passi fondamentali per un’implementazione di successo.

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