La Robotic Process Automation (RPA) sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono le operazioni aziendali e i dati sensibili. Tuttavia, con l’introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nell’Unione Europea, il 25 maggio 2018, è fondamentale garantire che i processi automatizzati rispettino rigorosamente le normative sulla protezione dei dati personali.
Il General Data Protection Regulation è il regolamento europeo (Regolamento UE 2016/679) che stabilisce regole stringenti sulla raccolta, archiviazione, trattamento e protezione dei dati personali. È una norma che si applica a tutte le aziende che trattano i dati dei cittadini europei, indipendentemente dalla loro collocazione geografica. Ma quali sono i principi chiave del GDPR?
• Correttezza e trasparenza nel trattamento dei dati
• Limitazione delle finalità: i dati possono essere raccolti solo per scopi specifici e legittimi
• Minimizzazione dei dati. Devono essere trattati solo i dati strettamente necessari
• Integrità e riservatezza: i dati devono essere protetti contro accessi non autorizzati e perdite
• Responsabilità e tracciabilità. Le aziende devono dimostrare di rispettare il GDPR
L’RPA, dunque, deve rispettare questi principi per evitare il rischio di violazioni e pesanti sanzioni, che possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo globale o venti milioni di euro. Tuttavia, nonostante l’automazione di processi lavorativi offra numerosi vantaggi in termini di efficienza e riduzione degli errori umani, può anche introdurre nuovi rischi in materia di protezione dei dati. Vediamo qualche esempio:
- Accesso non controllato ai dati personali
- Mancanza di trasparenza nelle operazioni
- Difficoltà nel rispondere alle richieste
- Rischio di violazioni e Data Breach
Per mitigare i rischi e assicurare la piena conformità, è fondamentale adottare un approccio proattivo alla gestione dell’RPA in ottica di protezione dei dati.
Il GDPR, inoltre, impone che la protezione dei dati sia integrata nei sistemi aziendali a partire dalla fase di progettazione. Per questo motivo, l’RPA deve essere sviluppata con controlli di sicurezza integrati. Ad esempio, gli esperti consigliano di configurare i bot in modo che accedano solo ai dati strettamente necessari per svolgere un compito, applicare pseudonimizzazione e crittografia ai dati personali elaborati dai bot e integrare meccanismi di anonimizzazione per ridurre l’impatto in caso di violazione dei dati.
Se ben progettata e implementata, quindi, l’RPA non solo garantisce la conformità al GDPR, ma può diventare anche un’alleata strategica per migliorare la sicurezza e la gestione dei dati. Un’organizzazione che adotta l’RPA con un approccio GDPR-compliant non solo riduce il rischio di sanzioni, ma costruisce un ambiente di fiducia con clienti e partner, rafforzando la propria reputazione nel mercato digitale.
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L’RPA e la protezione dei dati personali
L’RPA sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i dati, riducendo il lavoro manuale e aumentando la produttività. Tuttavia, quando si tratta di protezione dei dati personali, l’RPA può presentare sia opportunità che rischi. Con normative stringenti come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) in Europa e altre leggi sulla privacy a livello globale, è essenziale garantire che i bot automatizzati operino nel pieno rispetto della sicurezza e della riservatezza delle informazioni.
Ma quali sono i dati personali che l’RPA gestisce? Le categorie che vengono prese in considerazione sono diverse:
- Dati anagrafici
- Dati di contatto
- Dati bancari e finanziari
- Dati sanitari
- Dati sensibili
Nonostante l’RPA riduca l’errore umano, può tuttavia introdurre nuove vulnerabilità nella gestione dei dati personali. Alcuni dei principali rischi includono:
- Accesso non autorizzato ai dati
- Mancanza di tracciabilità. Senza un audit trail adeguato, infatti, può essere difficile determinare chi (o quale bot) ha eseguito determinate operazioni
- Trattamento eccessivo dei dati. Un bot potrebbe elaborare più dati del necessario, violando il principio di minimizzazione imposto dal GDPR
- Esposizione dei dati a terze parti. Se i bot condividono automaticamente informazioni con fornitori o altri sistemi, i dati potrebbero essere esposti a rischi
- Errore nella gestione delle richieste di cancellazione dei dati. Il GDPR garantisce il diritto all’oblio, ma se un bot non è programmato per rispettarlo, potrebbe conservare i dati oltre il periodo consentito
A ogni modo, se la Robotic Process Automation viene implementata correttamente, non solo riduce il rischio di errore umano nella gestione dei dati personali, ma può anche diventare un potente strumento di conformità al GDPR. In che modo? Prima di tutto grazie all’automatizzazione delle richieste di consenso e revoca per semplificare la gestione della privacy, al monitoraggio continuo delle attività e, infine, all’automazione della gestione dei dati sensibili, per far sì che non vengano conservati oltre i termini previsti.
L’RPA è senza dubbio una tecnologia potente, ma il suo utilizzo deve essere guidato da principi di protezione dei dati e sicurezza. In particolare, oggi, un’era in cui la privacy è sempre più al centro dell’attenzione. Le aziende, dunque, devono garantire che i propri processi automatizzati siano progettati per rispettare le normative e proteggere le informazioni personali degli utenti.
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Come garantire la conformità al GDPR
Per garantire la conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati gli esperti consigliano di adottare un approccio strutturato e continuativo che coinvolga processi, tecnologie e persone. Non significa solo rispettare un insieme di regole, ma adottare un approccio strutturato e continuo per proteggere i dati personali e rafforzare la fiducia degli utenti.
Una delle prime cose da fare è integrare la protezione dei dati fin dalla progettazione di qualsiasi servizio, applicazione o processo aziendale, un principio noto come “Privacy by Design”. Allo stesso tempo, è fondamentale applicare la “Privacy by Default”, ovvero configurare i sistemi affinché garantiscano il massimo livello di protezione dei dati fin dal primo utilizzo, senza richiedere agli utenti di attivare manualmente impostazioni avanzate di privacy.
La trasparenza è un altro pilastro essenziale. Gli utenti devono essere sempre informati su quali dati vengono raccolti, per quale motivo e come possono esercitare i loro diritti. Questo implica che l’informativa sulla privacy non può essere scritta con un linguaggio tecnico o legale difficile da comprendere, ma deve essere chiara, semplice e facilmente accessibile. È possibile, a questo scopo, pensare a un sistema di domande frequenti o a un’interfaccia interattiva, che spieghi in modo visuale il trattamento dei dati.
Parallelamente, è necessario garantire una solida gestione della sicurezza dei dati. La cifratura è una delle tecniche più efficaci per proteggere informazioni sensibili, così come l’autenticazione a più fattori per ridurre i rischi di accesso non autorizzato. I sistemi devono essere progettati con accessi limitati: non tutti i dipendenti devono poter vedere tutti i dati, ma solo quelli strettamente necessari per svolgere il proprio lavoro. Anche i backup periodici sono una misura essenziale per evitare la perdita di informazioni in caso di guasti o attacchi informatici.
Un aspetto importante della conformità al GDPR è la gestione degli incidenti di sicurezza, come i data breach. In caso di violazione, il regolamento impone di notificarla all’Autorità Garante entro settantadue ore e, se necessario, informare anche gli utenti coinvolti. Per gestire efficacemente queste situazioni, è utile avere un piano di risposta agli incidenti ben strutturato, che preveda procedure chiare su come identificare, contenere e risolvere eventuali problemi.
Le aziende che si affidano a fornitori esterni per il trattamento dei dati devono fare particolare attenzione. Non è sufficiente, infatti, scegliere un fornitore basandosi su criteri di convenienza economica o funzionalità. È indispensabile, invece, verificare che anch’esso rispetti il GDPR. Ciò sarà possibile mediante audit regolari e la firma di un Data Processing Agreement (DPA), un contratto che specifica le responsabilità di entrambe le parti nel trattamento dei dati personali.
Inoltre, gli esperti suggeriscono di non trascurare l’aspetto relativo ai trasferimenti di dati fuori dall’Unione europea. Se un’azienda utilizza servizi cloud o fornitori con server negli Stati Uniti o in altri Paesi non coperti da decisioni di adeguatezza dell’Ue, deve adottare misure supplementari come ad esempio le Clausole Contrattuali Standard (SCC) per garantire una protezione adeguata.
Un ulteriore elemento per la conformità è la gestione dei diritti degli utenti. Il GDPR garantisce agli individui il diritto di accedere, correggere, cancellare e trasferire i propri dati, oltre a opporsi al loro trattamento. Per rendere questo processo più semplice ed efficiente, le aziende dovrebbero implementare portali dedicati o procedure automatizzate per rispondere rapidamente alle richieste degli utenti, assicurandosi di rispettare il termine massimo di trenta giorni per fornire una risposta.
Tuttavia, la sicurezza e la conformità normativa non dipendono solo dai sistemi informatici, ma anche dalle persone. È essenziale, quindi, che tutti i dipendenti siano consapevoli delle buone pratiche di protezione dei dati e sappiano riconoscere i rischi più comuni, come le email di phishing o le richieste di accesso non autorizzato. Per questo, è utile organizzare formazione periodica e test pratici per valutare la preparazione del personale.
Un aspetto spesso sottovalutato, ma altrettanto importante, è la minimizzazione e conservazione dei dati. Il GDPR impone di non conservare i dati più a lungo del necessario. Ciò significa che le aziende devono stabilire delle policy chiare su quanto tempo mantenere determinate informazioni e prevedere meccanismi automatici per la loro eliminazione o anonimizzazione una volta superato il termine stabilito.
Infine, la conformità a questa norma non è un traguardo da raggiungere una volta sola, ma un processo continuo. Per mantenere alto il livello di protezione dei dati, è utile effettuare audit regolari, aggiornare periodicamente le policy aziendali e monitorare eventuali cambiamenti normativi che potrebbero richiedere ulteriori adeguamenti.
In conclusione, garantire la conformità al GDPR non è solo un obbligo legale, ma un’opportunità per migliorare la sicurezza, la trasparenza e la fiducia dei clienti. Un approccio proattivo e ben strutturato consente di ridurre i rischi di sanzioni, proteggere i dati degli utenti e dimostrare un reale impegno per la tutela della privacy.
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