RPA: Una Guida Completa all’Automazione dei Processi

L’RPA è una tecnologia che permette ai robot software di simulare le azioni umane nell’interazione con i sistemi digitali. Questi robot, dunque, sono in grado di svolgere compiti come ad esempio l’esecuzione di attività ripetitive (inserimento di dati o l’elaborazione di moduli), la gestione di grandi volumi di informazioni e l’interazione con applicazioni e sistemi esistenti (fogli di calcolo e CMR – Customer Relationship Management).

L’RPA offre numerosi benefici alle imprese che la implementano. Tra questi compaiono maggiore efficienza operativa, risparmio sui costi, facilità di scalabilità, garanzie sulla conformità normativa, migliore esperienza del cliente. L’implementazione dell’RPA segue generalmente tre fasi principali:

• Identificazione del processo
• Configurazione del robot
• Esecuzione e monitoraggio

Ma vediamo nello specifico qualche esempio pratico dell’utilizzo del Robotic Process Automation. L’RPA trova applicazione in una vasta gamma di settori, come quello bancario, relativamente all’apertura di conti correnti, l’elaborazione di richieste di mutuo e la gestione di documentazione, il settore della Sanità, delle Risorse Umane e, infine, nel settore dell’E-Commerce.

Per comprendere meglio il posizionamento dell’RPA è utile confrontarla con altre tecnologie come l’Intelligenza Artificiale e l’automazione tradizionale. Quali sono le loro caratteristiche principali? Vediamolo nel dettaglio.

Per quanto riguarda la tipologia di attività, l’RPA tende a mantenere il proprio focus su attività ripetitive e basate su regole prestabilite. Non richiede decisioni complesse o apprendimento, ma esegue compiti predefiniti in modo preciso e veloce. L’IA, invece, oltrepassa le regole fisse, lavorando su problemi complessi grazie alla capacità di apprendere dai dati e fare previsioni. L’automazione tradizionale, infine, richiede una programmazione rigida, in cui ogni scenario deve essere definito manualmente dal programmatore.

Relativamente alle interazioni con i sistemi, il Robotic Process Automation utilizza le interfacce utente esistenti per automatizzare i processi, senza modificare il software sottostante; l’Intelligenza Artificiale si integra con dati strutturati e non, richiedendo configurazioni più avanzate per estrarre e processare informazioni; l’automazione tradizionale, spesso modifica in maniera diretta il codice o l’architettura dei sistemi esistenti per adattarsi al processo automatizzato.

Infine, in relazione alla velocità di implementazione, l’Automazione dei Processi Robotica risulta veloce da implementare, poiché non richiede cambiamenti infrastrutturali di grande rilevanza. L’IA è, invece, lenta da implementare. Il motivo è che questa tecnologia richiede grandi quantità di dati per addestrare i modelli e integrare soluzioni personalizzate. L’automazione tradizionale è caratterizzata da una velocità di implementazione variabile, in quanto dipende dalla complessità del processo e dal livello di personalizzazione richiesto.

Da questa breve analisi emerge che l’RPA è una soluzione rapida e poco invasiva per automatizzare compiti semplici e ripetitivi, i sistemi di IA sono più adatti a scenari complessi che richiedono analisi avanzate e apprendimento continuo e la tecnologia dell’automazione tradizionale è utile per processi statici, pur avendo necessità di modifiche ai sistemi molto spesso.

L’RPA rappresenta, quindi, un potente strumento per le aziende che intendono ottimizzare i propri processi e mantenere un vantaggio competitivo in mondo digitale in continua evoluzione. Grazie alla sua capacità di lavorare in modo rapido, preciso e senza interruzioni, può trasformare completamente il modo in cui le organizzazioni operano. Inoltre, se ben implementata, questa tecnologia può diventare un pilastro fondamentale per l’innovazione aziendale e la crescita sostenibile.

Cos’è l’RPA?

L’Automazione dei Processi Robotica (RPA, dall’inglese “Robotic Process Automation”) è una tecnologia che consente di automatizzare attività ripetitive attraverso software o “robot” digitali. Questo tipo di automazione è utilizzato per migliorare l’efficienza operativa delle organizzazioni, ridurre i costi e ottimizzare i processi aziendali in diversi settori. Quali sono le caratteristiche principali dell’RPA? Vediamone qualcuna:

• Imitazioni delle azioni umane. I robot eseguono operazioni come cliccare, digitare, copiare e incollare, proprio come farebbe un intervento umano
• Assenza di invasività. Il Robotic Process Automation non richiede modifiche ai sistemi aziendali esistenti, ma utilizza le interfacce utente già presenti
• Scalabilità
• Automazione basata su regole. I robot seguono regole predefinite e non prendono decisioni autonome

L’RPA è una tecnologia importante per le aziende che vogliono migliorare la produttività e ridurre i costi senza dover stravolgere i loro sistemi. Inoltre, si tratta di una tecnologia particolarmente utile per compiti ripetitivi e basati su regole, consentendo al personale umano di concentrarsi su attività strategiche e creative. Con la giusta pianificazione e implementazione, l’RPA può diventare un potente strumento per l’innovazione e il successo aziendale.

Un bot RPA può lavorare 24 ore su 2, 7 giorni su 7, senza pause e garantendo una produttività costante a un costo significativamente inferiore rispetto al lavoro umano per le stesse mansioni. Gli errori umani, infatti, sono comuni nelle attività ripetitive, come l’inserimento di dati o la gestione di database. I bot RPA, invece, eseguono le attività secondo regole predefinite, eliminando quasi del tutto il rischio di errori. Ciò è particolarmente importante in settori come la finanza, la sanità o la logistica, dove anche piccoli errori possono avere un grande impatto.

Il Robotic Process Automation offre anche una grande flessibilità in base alle necessità aziendali. Se il volume di lavoro aumenta, è possibile aggiungere facilmente nuovi bot senza dover assumere ulteriore personale. Questo rende tale tecnologia particolarmente adatta per affrontare i picchi di lavoro stagionali o un’espansione aziendale. L’RPA, di conseguenza, può migliorare la qualità del servizio fornendo risposte rapide e accurate ai clienti, elaborando richieste in tempo reale o raccogliendo informazioni per una risoluzione più efficace dei problemi. Ciò andrà a migliorare l’esperienza del cliente nei confronti dell’organizzazione.

Infine, i bot RPA seguono rigorosamente le regole e i protocolli aziendali, garantendo che i processi rispettino sempre le normative. Inoltre, tutte le attività svolte dai bot possono essere registrate e monitorate per garantire la trasparenza e il rispetto delle regole.

Tuttavia, l’Automazione dei Processi Robotica dispone di strumenti, ognuno dei quali ha caratteristiche uniche che lo rendono adatto a diversi scenari aziendali. Vediamo quali sono e come scegliere quello giusto:

• UiPath, uno degli strumenti RPA più diffusi, noto per la sua interfaccia intuitiva che permette anche a chi non è esperto di programmazione di creare automazioni. Si utilizza qualora l’azienda preferisca una soluzione intuitiva, facile da imparare, e utilizzabile anche senza competenze tecniche
• Automation Anywhere, progettato per aziende di tutte le dimensioni. Offre bot intelligenti capaci di svolgere operazioni anche più complesse, utilizzando strumenti di Intelligenza Artificiale. Questo è uno strumento perfetto per automazioni avanzate che richiedono Intelligenza Artificiale e flessibilità
• Blue Prism, pensato per grandi imprese che cercano resistenza e sicurezza. È più orientato ai professionisti IT e offre una piattaforma scalabile per gestire flussi complessi
• Microsoft Power Automate, strumenti RPA di Microsoft, perfettamente integrato con il suo ecosistema. È ideale per automazioni più semplici
• WorkFusion, che integra l’RPA con l’Intelligenza Artificiale e il machine learning, rendendolo adatto a processi più avanzati, come quelli non completamente strutturati

Grazie a questi strumenti che mette a disposizione la tecnologia rivoluzionaria dell’RPA, le aziende possono optare la soluzione più adatta in base alle proprie esigenze, dalla gestione di semplici flussi di lavoro a processi più complessi integrati con l’Intelligenza Artificiale.

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Come funziona l’RPA?

L’RPA è una tecnologia che consente di automatizzare processi aziendali ripetitivi, eseguendo compiti proprio come farebbe una persona ma in modo più rapido, preciso e senza interruzioni. In particolare, risulta utile per operazioni che coinvolgono dati strutturati e attività definite da regole. Per capire come funziona, bisogna conoscere i suoi componenti fondamentali:

• Robot software (o bot). Programmi che eseguono attività seguendo le istruzioni definite e lavorano su computer e server in veste di utenti virtuali
• Piattaforma RPA, il software che consente di creare, gestire e monitorare i bot
• Ambiente di esecuzione, dove i bot operano (luoghi come possono essere ad esempio il desktop, un server o il cloud)
• Interfaccia di sviluppo (o studio), area in cui vengono progettati i processi automatizzati utilizzando flussi di lavoro grafici
• Dashboard di monitoraggio. Si tratta di una console per monitorare il lavoro dei bot, visualizzare i progressi ed eseguire controlli

Il funzionamento dell’RPA è scandito da fasi operative, che rappresentano l’approccio sistematico per implementare e gestire i processi automatizzati attraverso l’uso di bot software. Queste fasi possono variare leggermente a seconda della metodologia adottata, ma in generale seguono uno schema ben definito. Ecco il ciclo completo del funzionamento dell’RPA:

• Analisi dei processi da automatizzare. Un team identifica le attività ripetitive e basate su regole che possono essere automatizzate
• Creazione del bot. Tramite l’interfaccia dello strumento RPA, si istruisce il bot utilizzando flussi grafici di lavoro (drag-and-drop) e script o regole che definiscono ogni passaggio del processo. In questo caso, strumenti come UiPath o Automation Anywhere rendono la configurazione accessibile anche a chi non ha competenze di programmazione
• Esecuzione del processo automatizzato. Una volta configurato, il bot esegue il compito simulando il comportamento umano, interagendo con applicazioni, siti web, database o email
• Monitoraggio e ottimizzazione. Tramite una dashboard, è possibile monitorare il lavoro dei bot in tempo reale, intervenire in caso di errori o blocchi e, infine, generare report sull’efficienza

Oltre ai singoli bot, che eseguono compiti specifici, le piattaforme RPA includono strumenti per orchestrare e gestire più bot allo stesso tempo. Ma cosa intendiamo quando parliamo di “orchestratore”? Si tratta di un sistema centrale che pianifica quando ogni bot deve eseguire i suoi compiti; distribuisce i carichi di lavoro tra diversi bot per evitare sovraccarichi; assegna priorità ai processi critici rispetto a quelli meno urgenti; monitora le prestazioni di ogni bot e tiene traccia dei log.

Molte piattaforme RPA utilizzano, inoltre, interfacce low-code/no-code che rendono semplice la progettazione di processi, anche per persone con poche competenze tecniche. Tuttavia, dietro queste interfacce c’è una complessità avanzata che si concretizza in attività preconfigurate (azioni come “click del mouse”, “lettura OCR”, “scrittura in un campo” sono già pronte per essere utilizzate) e blocchi condizionali e loop (anche chi non programma può configurare cicli ripetitivi o istruzioni per gestire flussi complessi).

I bot RPA possono lavorare in due modalità principali: automazione assistita, quando il bot opera insieme a un essere umano, intervenendo solo per compiti specifici, e automazione non assistita, quando il bot lavora in autonomia, senza bisogno di supervisione diretta.

Infine, uno dei vantaggi meno noti dell’RPA è la sua capacità di essere scalabile dinamicamente. È possibile, infatti, aggiungere più bot in base alle esigenze aziendali, o ridimensionare i flussi di lavoro durante i periodi di carico elevato. Come funziona? Le piattaforme cloud-native di RPA consentono di creare bot su richiesta e rimuoverli quando non sono più necessari. Questa operazione riduce i costi operativi, perché l’organizzazione paga esclusivamente per le risorse utilizzate.

In conclusione, l’RPA non è semplicemente una tecnologia che automatizza attività ripetitive, ma si tratta di un sistema complesso e flessibile che può essere adattato a quasi ogni processo aziendale, integrandosi con altre tecnologie, gestendo dati strutturati e non, e supportando attività su larga scala.

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