La gestione dei contenuti è il nucleo pulsante di ogni strategia digitale di successo che, se eseguita scrupolosamente, fornisce un vantaggio competitivo alle aziende, guidandole verso i loro obiettivi. In caso contrario, la sfida da affrontare potrebbe risultare significativa, sottolineando ulteriormente l’importanza di avere un solido piano di gestione dei contenuti.
Man mano che le imprese crescono, producono più contenuti, dati e informazioni e le sfide diventano ancora più complesse, rendendo più difficile la gestione efficace dei contenuti in ogni fase del ciclo di vita. Oggi, più che mai, le organizzazioni hanno bisogno di implementare una strategia di contenuto digitale in azienda e la soluzione migliore è quella di dotarsi di un software di Enterprise Content Management System.
L’implementazione offre funzionalità utili, oltre che necessarie, crea processi automatizzati che favoriscono l’efficienza, la produttività e il return on investment (Roi, “indice di redditività del capitale investito”). Tuttavia, una nuova tecnologia di questo tipo organizzata in modo poco accurato potrebbe ostacolare il coinvolgimento dei membri del team e non essere utilizzato correttamente. Quali sono le sfide più comuni derivanti dall’implementazione di un sistema di Enterprise Content Management?
- Digitalizzare l’impresa. Un passaggio costoso in termini economici. È necessario scegliere una soluzione tenendo conto degli obbiettivi futuri dell’azienda in modo da poter definire un sistema che cresca insieme a essa. A questo scopo sarebbe opportuno optare per un passaggio al cloud, vantaggioso per qualsiasi tipo di business
- Decidere quali ambiti includere nel proprio progetto. Si tratta di selezionare i documenti da importare e classificare nell’ECM, quali reparti utilizzeranno il software e quali dei loro processi saranno automatizzati
- Spiegare nel dettaglio i benefici dei nuovi processi. La comunicazione all’interno del team è fondamentale ai fini del consenso dei lavoratori. Quando i dipendenti non hanno bene contezza di quanto accade o non afferrano immediatamente i cambiamenti, possono tendere a rimanere ancorati ai processi con cui hanno maggiore familiarità e che conoscono meglio
- Valutazione dei flussi di lavoro già esistenti, prima di crearne di nuovi. A questo scopo è importante il confronto con degli esperti nella materia, in grado di classificare per ogni settore come funzionano i processi e i workflow attuali, eventuali problemi e gli eventuali miglioramenti
- I test: un sistema efficace per prevenire incidenti, come ad esempio l’interruzione dell’attività nelle attività future, e dimostrare i progressi aziendali
- Creare politiche di utilizzo, procedure complete e documentazione tecnica dettagliata. Questa sfida nell’implementazione di un sistema di Enterprise Content Management va affrontata senza trascurare le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema, che sarebbe opportuno rivedere periodicamente, almeno una volta all’anno
Tenuto conto di tutti questi accorgimenti, come anche il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti, il processo di implementazione di un sistema ECM risulterà sicuramente meno gravoso, andando a creare un ambiente di lavoro sereno e organizzato.
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Problemi comuni nell’implementazione
I più grandi problemi del processo di implementazione dell’Enterprise Content Management possono essere trovati nell’interoperabilità. Questo principale ostacolo, infatti, potrebbe presentarsi con i sistemi di gestione dei contenuti aziendali già operativi e il rischio è che, una volta approntato il sistema ECM, gli utenti potrebbero non utilizzarlo realmente.
Ma quali sono i problemi più comuni che le imprese e i gestori di contenuti digitali devono affrontare? Vediamone alcuni:
- Interazione ravvicinata con gli utenti per comprendere le loro esigenze. Una piattaforma ECM, oltre agli altri processi aziendali, rischia di mandare in confusione gli utenti finali, soprattutto quelli abituati ai documenti cartacei. È, quindi, fondamentale, che le società interagiscano da vicino con loro per capire di cosa realmente abbiano bisogno
- Adeguata gestione delle informazioni. In assenza di un’attenta lungimiranza nel processo di implementazione, cioè senza una roadmap e una strategia ECM adeguate, si potrebbero creare colli di bottiglia nella gestione delle informazioni
- Ponderare i costi. Le società necessitano dello sviluppo di efficaci metriche finanziarie che esaminino spese e vantaggi. Uno studio periodico in questo senso con i team finanziari e di gestione può aiutare i content manager a capire se ogni fase del progetto valga il costo
- Valutazione del livello di sicurezza, conformità e implicazioni economiche del software ECM e delle tecnologie associate, in linea con le proprie regole aziendali. Ad esempio, se un’impresa implementa i sistemi ECM in un ambiente cloud (in particolare con la diffusione del lavoro da remoto), potrebbe risparmiare denaro sui costi di manutenzione e infrastruttura, oltre ad avere una maggiore disponibilità del sistema
- Assumersi numerose responsabilità contemporaneamente. È necessario che le strategie e i sistemi ECM affrontino le sfide e le opportunità dei contenuti in tutta l’azienda. Tuttavia, è controproducente che queste attività si svolgano allo stesso tempo. Iniziative di gestione del workflow, come finanza, risorse umane, IT, ingegneria e team di vendita e marketing, devono essere affrontate una alla volta
- Problemi di sicurezza. Nessun sistema può considerarsi sicuro al 100%. Per questo motivo i gestori dei contenuti dovrebbero considerare la sicurezza dei dati come un elemento primario, limitando il rischio di perdita, furto o fuga di dati
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Soluzioni per superare le sfide
Un’implementazione senza ostacoli rende l’esperienza lavorativa appagante, poiché offre le funzionalità necessarie e crea processi automatizzati che favoriscono l’efficienza, la produttività e il Roi – indice di redditività del capitale investito. Nonostante i numerosi e palesi vantaggi offerti dall’Enterprise Content Management, la sua implementazione di successo può porre sfide significative per le aziende. Ecco qualche soluzione per superarle.
Una minaccia notevole che le organizzazioni devono affrontare è l’assenza di una strategia di ECM chiaramente definita. L’implementazione dei sistemi della gestione dei contenuti aziendali non riguarda solo la scelta di una soluzione software, ma richiede anche un approccio integrato che allinei gli obiettivi ECM con gli obiettivi aziendali generali.
In assenza di una strategia chiara, le imprese potrebbero avere difficoltà a identificare i punti critici specifici che intendono affrontare e gli indicatori chiave delle prestazioni (Kpi, detto anche indicatore essenziale di prestazione) per misurare l’andamento del processo aziendale.
Dunque, è necessario sviluppare una roadmap ECM che delinei i risultati desiderati, stabilisca tempistiche realistiche e un quadro di governance per guidare l’implementazione e i miglioramenti futuri. Le roadmap tecnologiche (conosciute anche come “roadmap IT”) mostrano ai team quale tecnologia è loro disponibile, concentrandosi sui miglioramenti da pianificare e permettono anche di identificare lacune o accumuli di strumenti tecnologici obsoleti, oltre ai software o ai programmi da installare successivamente.
Infine, riconoscendo e affrontando le difficoltà comunemente riscontrate durante l’implementazione di ECM, le organizzazioni possono adottare un approccio strategico e ben pianificato, coinvolgendo le principali parti interessate, enfatizzano l’adozione e la formazione degli utenti e dando priorità alla sicurezza e alla conformità. Tutto ciò aprirà la strada a una transizione fluida e al successo a lungo termine dell’Enterprise Content Management.
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