L’Impatto dell’ECM sulla Produttività Aziendale

Un giusto sistema di Enterprise Content Management ha il potere di aumentare la produttività e rafforzare la sicurezza delle aziende, aiutandole così nel processo di automatizzazione dei processi e incoraggiando i membri del team nella cooperazione lavorativa quotidiana.

Una buona soluzione ECM progetta e implementa il sistema in modo tale da agevolare il workflow, anche grazie alla facilità di accesso ai contenuti dell’organizzazione. Tuttavia, una gestione dei contenuti non adeguata potrebbe avere un impatto negativo sulle imprese. Quando i dati vengono lasciati sparsi e incustoditi in luoghi poco protetti, la sicurezza aziendale viene messa seriamente a rischio e i livelli di produttività subiscono un drastico calo. Per questo motivo, poiché la maggior parte dei dati generati oggi sono “non strutturati”, è essenziale che le aziende trovino i giusti modi per gestirli.

Per dati “non strutturati” si intendono quei contenuti utilizzati quando è richiesto un record e i dati non rientrano in un formato strutturato, come ad esempio, il monitoraggio video, i documenti aziendali e i post sui social media.

Grazie ai sistemi di gestione dei contenuti aziendali, i lavoratori sono più soddisfatti. Poiché i settori industriali richiedono programmi di gestione più ottimizzati e rispettosi della conformità, la struttura aziendale è rafforzata nei diversi canali di distribuzione e nelle diverse catene di fornitura.

I dipendenti trascorrono molte ore delle loro giornate dedicandosi al reperimento di informazioni e gli strumenti aziendali possono ridurre questo tempo offrendo risultati di ricerca rapidi e adeguati, rendendo i dipendenti più appagati nei confronti del proprio operato e in grado di concentrarsi sui compiti principali del giorno.

Vediamo cosa dicono le statistiche. In seguito alla pandemia di COVID-19, che ha interessato in particolare i mercati globali, l’utilizzo di meccanismi di ECM è in piena espansione e si prevede che in futuro, dalla Bfsi (Banking, financial services and insurance) all’IT (Information Technology), il mercato sarà colossale.

Secondo alcuni dati, infatti, si stima che il settore dell’Enterprise Content Management raggiungerà un tasso annuo di crescita dell’8,7% entro il 2033 e, nello stesso anno, il suo valore arriverà oltre i 35,5 miliardi di euro. Ciò che alimenta la domanda del mercato ECM è l’aumento del controllo e della visibilità sulle informazioni aziendali, che integra e ottimizza i processi delle società.

Dunque, i sistemi di Enterprise Content Management hanno dimostrato di essere la via più efficace per archiviare, gestire e mantenere i dati al sicuro, aiutando le aziende ad aumentare la produttività e crescere in ambienti competitivi.

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Incremento della produttività aziendale

ECM produttività

Le soluzioni di Enterprise Content Management offrono numerosi vantaggi che possono migliorare l’efficienza operativa, ma anche l’agilità aziendale in maniera considerevole. I sistemi di gestione dei contenuti aziendali, infatti, svolgono un ruolo chiave nel supportare le aziende nella loro transizione ai flussi di lavoro digitali.

Uno dei principali vantaggi è l’aumento della produttività. Grazie ai sistemi ECM il routing manuale viene sostituito da flussi di lavoro automatizzati, consentendo al personale di concentrarsi su altre attività lavorative e portare, così, un valore aggiunto all’organizzazione. Secondo alcune stime, la gestione dei contenuti aziendali può aumentare la produttività e il coinvolgimento del personale di circa il 18%. Ecco alcuni modi in cui i sistemi ECM possono aumentare la produttività all’interno di un’impresa:

  • Mantere il controllo sui processi aziendali con una maggiore visibilità del flusso di lavoro. Ciò consente ai titolari di avere una maggiore conoscenza dei reparti in difficoltà e di aumentarne l’efficacia. L’automazione dei processi documentali aumenta subito la produttività, garantendo che l’azienda mantenga il controllo sui contenuti e sulle azioni di lavoro con tali contenuti contemporaneamente
  • Ricerca e recupero dei dati semplice e veloce. I sistemi di Enterprise Content Management possono indicizzare in maniera automatica i documenti in modo da poterli trovare immediatamente. In questo modo non migliora solo la produttività, ma anche il servizio clienti. Inoltre, grazie alla funzionalità di ricerca istantanea, i membri del team possono fornire un servizio migliore agli utenti
  • Espansione dell’azienda. Adottare un adeguato software ECM supporta la crescita di un’impresa, offrendo diversi livelli di sicurezza, consentendo di controllare chi può accedere, eliminando o modificando i documenti, sia internamente che esternamente. La presenza di questi controlli di sicurezza può anche aiutare a rispettare le normative interne e a far sì che i clienti si sentano sicuri sulle informazioni sensibili che hanno affidato a un’organizzazione
  • Ottimizzazione per i dispositivi mobili. I dipendenti possono accedere senza vincoli ai documenti aziendali e alle funzionalità del flusso di lavoro, indipendentemente dal luogo in cui si trovano
  • Collaborazione sui documenti, un altro vantaggio dell’utilizzo di un software di gestione dei contenuti aziendali. Invece di inviare documenti via e-mail e cercare di tenere traccia di tutte le modifiche, le note e le versioni, il software di gestione dei contenuti mantiene il documento in un ambiente condiviso, così che tutti possano lavorare su un unico file. Inoltre, un sistema di gestione dei documenti intelligente tiene traccia di tutte le versioni del contenuto in un unico luogo. In questo modo, quando si accede al documento è possibile essere certi di lavorare sulla versione corretta e più recente

Una solida strategia di gestione dei contenuti può produrre benefici immediati per un’impresa. Il software ECM consente agli utenti aziendali di avere un controllo migliore sulla documentazione critica questo assicura che sia i processi documentali che il flusso di lavoro siano semplificati per una produttività migliorata.

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Monitoraggio delle prestazioni

Il monitoraggio delle prestazioni delle applicazioni protegge e monitora i sistemi software aziendali, rilevando anche i parametri essenziali per garantire che questi ultimi soddisfino gli standard relativi alle prestazioni, alla disponibilità e all’esperienza utente.

A questo scopo è utile la gestione delle performance applicative (in inglese, APM – Application Performance Management). Si tratta della gestione delle performance, disponibilità e esperienza utente delle applicazioni software e misura la velocità delle transazioni sia in termini di end-user che di sistema. Le metriche introdotte devono fornire una vista di insieme relativa agli eventuali colli di bottiglia o alle interruzioni di servizio.

Dunque, con l’APM, le organizzazioni possono controllare le prestazioni e la disponibilità delle applicazioni in maniera costante, tenendo traccia al tempo stesso dell’esperienza dell’utente finale e migliorandola, ottenendo anche un maggiore risparmio sui costi.

La gestione delle performance applicative comprende numerosi tipi di monitoraggio e tutti hanno lo scopo di garantire le prestazioni del software e la soddisfazione degli utenti. Vediamone alcuni:

  • Monitoraggio del database, che si concentra sul rilevamento dei tempi di esecuzione delle query, l’indicizzazione e l’utilizzo delle risorse del database
  • Monitoraggio dell’infrastruttura, il quale offre ai team un’analisi più approfondita sull’infrastruttura sottostante relativa all’applicazione
  • Monitoraggio del servizio. Questo rilevamento fornisce dati e informazioni sul modo in cui alcuni servizi specifici interagiscono, descrivendone in modo dettagliato l’impatto sulle prestazioni del software applicativo
  • Monitoraggio degli utenti finali, che rileva le azioni degli utenti quando utilizzano l’applicazione, ovunque si trovino, fornendo dati reali che sono utili alle aziende per risolvere al meglio i potenziali problemi

Infine, l’Application Performance Management utilizza numerosi parametri per fornire alle aziende una visione totale dello stato, dell’efficienza e dell’esperienza utente delle loro applicazioni, oltre a identificare ed eliminare facilmente le criticità prima che possano nascere problemi.

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