Gli strumenti di comunicazione e collaborazione digitale stanno diventando sempre più importanti per le aziende che operano nel panorama attuale. Molte di queste, infatti, utilizzano soluzioni di ECM con funzionalità di sicurezza dei contenuti all’avanguardia proprio per affrontare questo tipo di problemi.
La crescente necessità di migliorare la sicurezza dei contenuti e ottimizzare i processi aziendali con workflow automatizzati è un elemento chiave che guida la crescita del mercato. A causa dell’aumento delle minacce online, mai come in questo momento la protezione delle informazioni sensibili è stata così impegnativa e articolata.
Le piattaforme di gestione dei flussi di lavoro sono strumenti software progettati per automatizzare, semplificare e ottimizzare i processi operativi. Forniscono una piattaforma centralizzata dove gli utenti possono creare, assegnare e tenere traccia delle attività, collaborare con i membri del team, gestire record e documenti e monitorare i progressi.
Si prevede che, nei prossimi anni, le piattaforme di Enterprise Content Management continueranno a evolversi, soddisfacendo così le esigenze delle aziende e di tutti i settori in continuo sviluppo, incorporando le tecnologie emergenti. In futuro, tra le nuove funzionalità potrebbero essere comprese analisi avanzate, intelligenza artificiale, apprendimento automatico e capacità di modellazione predittiva ai fini di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare il processo decisionale e fornire informazioni fondamentali.
Efficienza operativa con l’ECM
Per migliorare l’efficienza operativa complessiva e ridurre il tempo che i dipendenti dedicano ad attività manuali, i sistemi ECM semplificano i processi di gestione dei documenti, automatizzando attività come l’immissione, l’archiviazione e il recupero dei dati.
Grazie a una più sciolta collaborazione, ottenuta fornendo un accesso centralizzato a documenti e informazioni, la gestione dei contenuti aziendali consente ai team di lavorare senza problemi, indipendentemente dal luogo in cui i singoli componenti si trovano fisicamente. Inoltre, le soluzioni ECM forniscono un aiuto alle organizzazioni nel conformarsi ai requisiti normativi (General Data Protection Regulation, ovvero il regolamento generale sulla protezione dei dati che stabilisce regole rigorose per la gestione dei contenuti), offrendo loro solide funzionalità di sicurezza, percorsi di controllo e capacità di gestione dei record, garantendo anche che le informazioni sensibili siano protette e facilmente accessibili per i controlli di conformità.
Riducendo la dipendenza dalla carta e dall’archiviazione fisica, dunque, tali sistemi abbassano i costi associati a stampa, spedizione e tutto ciò che ne deriva. Una maggiore efficienza e produttività portano a riduzioni dei costi complessivi. Infine, la gestione dei contenuti aziendali offre funzionalità avanzate di ricerca e analisi, permettendo alle aziende di estrarre informazioni preziose dai propri contenuti, per un processo decisionale più consapevole e una pianificazione strategica più efficace.
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Automatizzare i processi aziendali grazie all’ECM
Uno dei tanti vantaggi dell’adozione dell’Enterprise Content Management risiede nel fatto che sistemi di questo tipo aprono numerose possibilità di automazione.
Un sistema di gestione delle informazioni centralizzato come la gestione dei contenuti aziendali è il presupposto per automatizzare diversi flussi di lavoro a favore delle organizzazioni, sia per i clienti esterni che per uso interno.
Ad esempio, se diversi manager di team diversi possono caricare l’ECM, un responsabile IT, ovvero colui che all’interno dell’azienda ha principalmente la responsabilità della pianificazione, del coordinamento e della direzione di tutte quelle attività che hanno a che vedere con i sistemi informativi, può configurare l’Enterprise Content Management in modo che invii un’unica e-mail di riepilogo automatica al Ceo. Utilizzando NLP – Natural Language Processing, ovvero una sottocategoria di linguistica, informatica e intelligenza artificiale che tratta l’interazione tra i computer e il linguaggio umano, all’interno del messaggio solo la sezione di riepilogo di ciascun report viene scansionata, compilata in un’e-mail con un formato preimpostato e inviata al Ceo senza il bisogno di alcun intervento umano.
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