Grazie ai sistemi di Enterprise Content Management, le informazioni sono di facile accesso ovunque e i tempi che i dipendenti impiegano nella loro ricerca sono ridotti. In questo modo, la gestione dei contenuti aziendali, sempre in prima linea nel mondo digitale che compie continui progressi, semplifica il work flow e migliora il processo decisionale.
I sistemi ECM propongono repository centralizzati, ovvero ambienti di un sistema informativi, in cui vengono gestiti i metadati, attraverso tabelle relazionali. Questi archivi digitali consolidano documenti e dati da sistemi diversi, garantendo che tutto il contenuto sia archiviato in un’unica posizione sicura. Tutto ciò rende più semplice la gestione, la ricerca e il recupero delle informazioni, migliorando la governance dei dati, oltre che la collaborazione tra i membri del team.
In un unico repository vengono centralizzati i documenti e i file di un’impresa e utilizzate diverse tecnologie come l’OCR (Optical Character Recognition, il riconoscimento ottico dei caratteri), l’IA (Intelligenza Artificiale) e il ML (Machine Learning, l’apprendimento automatico) per acquisirli, classificarli, indicizzarli e recuperarli. L’archivio digitale fornisce anche strumenti per la collaborazione, la gestione del flusso di lavoro, il controllo delle versioni e la sicurezza dei documenti. Tutti strumenti fondamentali per il raggiungimento del successo aziendale.
Inoltre, le piattaforme di gestione di contenuti aziendali aiutano le imprese a gestire in maniera adeguata il ciclo di vita delle informazioni, mettendo a disposizione un accesso alle informazioni sicuro, personalizzato, integrato e ottimizzato per i dispositivi mobili, facendo sì che i dipendenti e gli utenti possano interagire con i dati in qualunque momento e in ogni luogo. Dunque, non solo aumenta la produttività, ma migliora anche il servizio clienti.
Accesso ai contenuti da dispositivi mobili
Negli ultimi anni, la necessità di accedere ai contenuti in mobilità è aumentata notevolmente. Le funzionalità principali degli strumenti di Enterprise Content Management si identificano nella possibilità di accedere ai documenti tramite dispositivi mobili, in quella di sincronizzarli tra più apparecchi e di lavorare sui file offline. Inoltre, variano a seconda degli strumenti. In alcuni casi, è molto semplice e consente agli utenti di eseguire solo operazioni di lettura. In altri casi, invece, i dipendenti possono eseguire operazioni più complesse, come la creazione di flussi di lavoro, la modifica dei documenti e delle autorizzazioni o l’aggiunta di commenti.
Ma come funzionano gli strumenti di ECM per la gestione dei documenti? Una soluzione di Enterprise Content Management facilita la collaborazione tra i membri del team digitalizzando il processo di approvazione cartacea, molto lenta, velocizzandolo e personalizzando i work-flow, con una visibilità completa sulle modifiche apportate ai documenti.
Un altro strumento di ECM che facilita la cooperazione tra i lavoratori, è l’offerta di chat feed sui documenti, invio di link invece di allegati via email, e l’uso di hashtag e sondaggi per organizzare discussioni su temi specifici. Tuttavia, non è possibile trascurare l’importanza di poter accedere alle informazioni anche quando non si è presenti fisicamente in ufficio o davanti al laptop. I sistemi di gestione di contenuti aziendali soddisfano anche questa esigenza, grazie alle app mobili e agli accessi web sicuri, garantendo la sincronizzazione dei dati su tutti i dispositivi, una delle caratteristiche principali che aiutano i membri del team ad accedere facilmente ai contenuti dai propri dispositivi mobili è la sincronizzazione dei file e funzionalità offline.
Poiché oggi è aumentato in maniera esponenziale l’utilizzo di più di un dispositivo per lavorare, come un computer portatile in ufficio, un desktop a casa, un tablet e un telefono in viaggio, gli utenti hanno la necessità di accedere ai file da tutti questi dispositivi. A questo scopo è fondamentale che uno strumento ECM sia in grado di sincronizzare i file tra i diversi apparecchi.
Per questo motivo, gli utenti si aspettano sempre più funzionalità per la condivisione avanzata dei file, compresi i servizi basati su cloud e cloud ibrido. La maggior parte degli strumenti che forniscono applicazioni mobili dedicate possono anche sincronizzare i file sui dispositivi mobili. Tuttavia, in questo procedimento risulta essere difficile, a causa della natura chiusa dei file system dei dispositivi mobili. Dunque, nonostante la maggior parte dei fornitori di ECM offra una sincronizzazione efficace dei file su più dispositivi, prima di decidere quale sia la soluzione migliore, è fondamentale esaminare con attenzione le opzioni disponibili basate sui requisiti degli utenti di una determinata impresa.
Oggi, le aziende abbracciano sempre di più il lavoro da remoto ed è proprio qui che entra in gioco il Mobile Content Management (MCM), che raccoglie, gestisce e distribuisce i contenuti in diverse modalità. Tale processo è una componente fondamentale dell’Enterprise Mobility Management (EMM, gestione della mobilità aziendale), un insieme di servizi e tecnologie per gestire in maniera centralizzata, organizzata e sicura i dati e le app aziendali a cui si accede tramite dispositivi mobili e desktop/laptop dei dipendenti.
L’MCM garantisce che gli utenti possano tracciare tutte le forme di contenuto e condividerle in modo sicuro con altri dispositivi autorizzati, oltre ad aiutare a gestire comodamente le informazioni su più dispositivi da una singola applicazione o interfaccia, consentendo alle imprese di gestire i contenuti e le app sui dispositivi impiegati in remoto.
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Sicurezza dei dati su dispositivi mobili
Con l’avvento del WFH, “work from home”, i dispositivi mobili contengono informazioni aziendali sensibili e sono diventati i bersagli principali di attacchi informatici in continua evoluzione, come i malware, la perdita di dati, l’accesso non autorizzato e gli attacchi basati sulla rete.
Ma quali sono le strategie che un’organizzazione deve adottare per rafforzare la sicurezza dei contenuti? Prima di tutto un’impresa deve stabilire politiche di sicurezza chiare e complete relativamente all’utilizzo dei dispositivi mobili all’interno dell’azienda. Tra le quali, i protocolli per la gestione dei dispositivi smarriti o rubati.
In questo caso, infatti, poiché i telefoni cellulari non hanno il metodo di autenticazione impostato di default, la maggior parte degli utenti non presta particolare attenzione alla configurazione. Per l’autenticazione utente, gli smartphone utilizzano la password, il pin o la biometria, ovvero l’impronta digitale o il riconoscimento facciale. È necessario, dunque, implementare l’autenticazione dell’utente.
Per un’impresa è importante anche aggiornare in maniera regolare sia i dispositivi mobili sia le applicazioni. Un procedimento che avviene in automatico, ma che è sempre bene controllare manualmente. In caso contrario i dati archiviati sui dispositivi potrebbero correre seri rischi.
Un ulteriore accorgimento da non sottovalutare è il Wi-Fi pubblico. Seppur utile in caso di cattiva connessione di rete, collegarsi a una linea non privata, potrebbe consentire a un hacker, anche con poca esperienza, di impostare un Wi-Fi falso o intercettare i dati che scorrono attraverso una rete pubblica. In una situazione di questo tipo, si verificherebbe un caso di intercettazione. Qualora la rete Wi-Fi pubblica non potesse essere evitata, la connessione alla VPN aziendale rafforzerebbe le misure di sicurezza.
Una delle più importanti best practice da adottare è l’introduzione di un gestore di password. Si tratta semplicemente di un libro contente tutte le password aziendali, memorizzate in un’unica posizione e protette da una password principale. Per garantire un livello di sicurezza efficace gli esperti consigliano di abbinare il password manager a un’applicazione MFA – Multi-Factor Authentication, un metodo di autenticazione che richiede più di un fattore distinto per utilizzare un sito web, un’applicazione o un sistema.
L’incremento del lavoro da remoto e degli accordi di lavoro ibridi, oltre all’apertura delle reti aziendali a fornitori e appaltatori hanno reso necessaria la politica BYOD (bring your own device) che, secondo la linea di condotta dell’impresa, determina quando e come dipendenti, appaltatori e altri utenti finali autorizzati possono utilizzare i propri laptop, smartphone e altri dispositivi personali sulla rete aziendale per accedere ai dati aziendali e svolgere le proprie mansioni. In caso di smarrimento o furto del dispositivo mobile, in ogni contratto BYOD è possibile includere una politica di blocco remoto e cancellazione dei dati da parte dell’organizzazione.
Come vengono protetti i dati memorizzati su un server remoto dai rischi per la sicurezza? Grazie al Mobile Device Management (MDM) e al Mobile Application Management (MAM). La prima soluzione permette di monitorare, gestire e configurare i dispositivi utilizzati dai dipendenti che lavorano da remoto. La seconda consente di monitorare, gestire e configurare le applicazioni sui dispositivi personali dei membri del team.
Cosa accade in caso di smarrimento o furto? Sarà necessario scegliere preventivamente una soluzione cloud che esegua il backup in maniera automatica. Tuttavia, questo sistema potrebbe essere soggetto ad attacchi informatici. Per eliminare questo rischio gli esperti consigliano di implementare pratiche di crittografia adeguate.
Inoltre, crittografare i dati memorizzati e quelli che entrano ed escono dal dispositivo mobile contribuisce al fattore sicurezza. Ad esempio, la VPN (rete privata virtuale) è una buona soluzione. In ogni caso, sarebbe meglio evitare l’invio e il trasferimento di informazioni personali e sensibili qualora si fosse connessi a un Wi-Fi pubblico. Quest’ultimo, infatti, è un’ottima via per un hacker e, proprio per questo motivo, insieme al Bluetooth, è sempre bene disattivarlo quando non necessario.
Un altro elemento a cui fare attenzione sono le truffe di phishing, che si presentano sotto forma di e-mail o messaggi istantanei con allegati, come link o altri file dannosi che, solitamente, tendono a impadronirsi dei dati sensibili e consegnarli nelle mani di un malintenzionato. Quali sono le conseguenze? Probabilmente la pubblicazione di contenuti sul dark web, attacchi di acquisizione di account in entrata, richieste di riscatto e molto altro ancora.
Oggi, tutti sono abituati a concedere permessi e autorizzazione alle applicazioni che installiamo sui dispositivi mobili, tra cui l’accesso all’elenco dei contatti, alla galleria, alla fotocamera e ai metodi di autenticazione come l’impronta digitale o il Face ID. Ciò capita anche con app che non richiedono determinate funzionalità. Ecco un esempio: se, per essere installato, il gioco del Sudoku chiede l’autorizzazione per l’accesso alla fotocamera, è proprio questo il momento di insospettirsi.
Infine, tra le best practice per la sicurezza mobile è importante adottare l’accortezza di scaricare le app mobili solo dai marketplace ufficiali. Ciò permetterà all’impresa di allontanare la possibilità di un attacco bloccando le applicazioni mobili che contengono difetti noti e rappresentano una potenziale minaccia per l’organizzazione. Dunque, seguendo con attenzione queste accortezze non solo è possibile limitare i rischi per la sicurezza dei dati aziendali, ma si tratta anche di un investimento strategico che avvicina sempre di più l’impresa al successo.
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