Rendere le informazioni di facile accesso, riducendo i tempi che i dipendenti impiegano nella loro ricerca. Questo è quanto avviene grazie ai sistemi di Enterprise Content Management (ECM), sempre in prima linea nel mondo digitale che si evolve continuamente.
La gestione dei contenuti aziendali offre solidi strumenti per acquisire, gestire, archiviare, preservare e distribuire contenuti sulle diverse piattaforme, semplificando il work flow e migliorando il processo decisionale.
Le imprese devono gestire grandi quantità di informazioni in modo efficiente. A questo scopo L’ECM offre una valida soluzione. Tali sistemi, infatti, consentono alle società di semplificare i loro processi di gestione dei documenti, migliorare il servizio clienti e garantire la conformità ai requisiti normativi, ovvero il General Data Protection Regulation, il regolamento generale sulla protezione dei dati (Gdpr).
Inoltre, le piattaforme di gestione dei contenuti aziendali propongono repository centralizzati (un ambiente di un sistema informativo, in cui vengono gestiti i metadati, attraverso tabelle relazionali) che consolidano documenti e dati da sistemi diversi, garantendo che tutto il contenuto sia archiviato in un’unica posizione sicura. Ciò rende più semplice la gestione, la ricerca e il recupero delle informazioni e migliora la governance dei dati, oltre che la collaborazione tra i membri del team.
La comprensione dei componenti chiave dell’ECM aiuta le imprese a gestire in maniera adeguata il ciclo di vita delle informazioni. Uno degli elementi chiave di questi sistemi risiede nel mettere a disposizione un accesso alle informazioni sicuro, personalizzato, integrato e ottimizzato per i dispositivi mobili, garantendo che dipendenti e utenti possano interagire con i dati in qualunque momento e in ogni luogo. Di conseguenza, non solo aumenta la produttività, ma migliora anche il servizio clienti.
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Accesso rapido ai documenti
Il software ECM è il sistema che gestisce tutte le informazioni e i documenti di una società in modo da renderli facilmente accessibili e utilizzabili dai dipendenti.
Uno degli elementi principali della gestione dei contenuti aziendali è la conversione dei documenti cartacei in formato elettronico e la raccolta dei file e delle informazioni elettroniche in un archivio centralizzato. Queste funzioni assicurano che nessuna informazione vitale sfugga all’attenzione.
In un unico repository vengono centralizzati i documenti e i file di un’impresa e utilizzate diverse tecnologie come l’OCR (Optical Character Recognition, il riconoscimento ottico dei caratteri), l’IA (Intelligenza Artificiale) e il ML (Machine Learning, l’apprendimento automatico) per acquisirli, classificarli, indicizzarli e recuperarli. Inoltre, fornisce strumenti per la collaborazione, la gestione del flusso di lavoro, il controllo delle versioni e la sicurezza dei documenti. Tutti i contenuti sono affidati centralmente ai sistemi ECM e risultano sempre disponibili ai clienti, secondo criteri di visibilità impostati. Sono anche modificabili e archiviabili. Inoltre, sono protetti dall’accesso di soggetti non autorizzati e agilmente condivisibili.
Nel corso della sua crescita, gestire documenti e dati in modo efficiente è fondamentale per il successo di una società, poiché di volta in volta anche il volume dei dati e delle informazioni è in costante crescita. Per incentivare la produttività e la competitività di un’organizzazione è necessario che quest’ultima si serva di un software di gestione documentale che aumenti la qualità del lavoro e renda più fluido il passaggio di informazioni. In questo modo la condivisione e la comunicazione tra i dipendenti e i diversi stakeholder saranno immediate.
A questo scopo potrebbe essere utile ricorrere alla digitalizzazione dei documenti, in modo tale da poter eseguire la conservazione sostitutiva a norma, una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, e di utilizzare la firma elettronica. Infine, custodire i documenti in un unico archivio dati, basato su autorizzazioni e con possibilità di ricerca, garantisce un recupero di dati senza sforzi e capacità di archiviazione praticamente illimitate. Si tratta di sistemi che semplificano il raggiungimento dell’efficienza dando ai dipendenti l’accesso alle informazioni giuste al momento opportuno.
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Migliorare la ricerca delle informazioni
Integrando esattamente i repository aziendali, i sistemi migliori semplificano la ricerca e accelerano l’accesso alle informazioni critiche, consentendo sia ai clienti sia ai dipendenti di utilizzare un unico strumento di ricerca per trovare informazioni. Le piattaforme di ECM rendono le informazioni accessibili a tutti i reparti di un’impresa, garantendo una trasparenza che favorisce una maggiore collaborazione e condivisione delle conoscenze tra i dipendenti.
Secondo alcune statistiche, i dati e i documenti non strutturati rappresentano l’80-90% di tutti i nuovi dati aziendali. Si tratta di informazioni conservate senza alcuno schema, come ad esempio i file contenenti testi a carattere narrativo prodotti per mezzo di software di editing testuale o un file multimediale.
In assenza di un metodo sistematico per organizzare e accedere alle informazioni, un considerevole volume di contenuti può rappresentare una minaccia per la produttività. Come si può evitare questo rischio? Le soluzioni ECM riducono in maniera significativa il tempo impiegato dai dipendenti per reperire le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Ecco quali possono essere i vantaggi:
• Un lavoro più fluido e veloce. Per i componenti del team è possibile in questo modo dedicare il proprio tempo ad altri incarichi
• Una maggiore reattività e scioltezza nelle attività lavorative quotidiane
• Costi inferiori
• Un migliore processo decisionale e risultati di maggiore qualità
Tutto questo garantisce non solo un’esperienza proficua del cliente nei rapporti con l’azienda e un aumento della soddisfazione grazie a un servizio migliore, ma anche un dipendente appagato e più svelto nel proprio lavoro.
I sistemi ECM consentono alle organizzazioni anche di impostare controlli di accesso a livello granulare. Ciò fa sì che sia possibile determinare chi può visualizzare, modificare o commentare documenti specifici e che le informazioni sensibili siano condivise solo con soggetti autorizzati, mantenendo la riservatezza e la conformità alle normative sulla protezione dei dati. Inoltre, le soluzioni di gestione dei contenuti aziendali forniscono un aiuto alle organizzazioni nel conformarsi ai requisiti normativi, offrendo loro efficaci funzionalità di sicurezza, percorsi di controllo e capacità di gestione dei record, garantendo anche che le informazioni sensibili siano protette e facilmente accessibili per i controlli di conformità.
Anche grazie al processo di digitalizzazione dei documenti si riduce la dipendenza dalla carta e dall’archiviazione fisica. Tali sistemi abbassano i costi associati a stampa, spedizione e tutto ciò che ne deriva. Dunque, una maggiore efficienza e produttività portano a riduzioni dei costi complessivi.
Infine, un ulteriore miglioramento della produttività offerto dalle piattaforme di Enterprise Content Management si trova nella sua integrazione con altri strumenti aziendali. Mediante uno sviluppo di questo tipo è possibile sfoltire i processi, eliminare l’inserimento di doppioni di dati e migliorare la produttività complessiva, garantendo che le informazioni rilevanti siano accessibili a tutti e sempre aggiornate.
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