Come Alfresco ECM Trasforma la Gestione dei Contenuti Aziendali

Alfresco è una piattaforma di Entrerpise Content Management (ECM) e open source. Un software che contiene al suo interno strategie per la gestione ottimale di documenti e informazioni.

Uno dei principali obiettivi di Alfresco è quello di evitare che i documenti aziendali vadano perduti e, a questo scopo, massimizza il valore dei contenuti andando a integrarli nei processi aziendali di base. I documenti, dunque, vengono archiviati in maniera digitale, così che risultino sempre individuabili e reperibili

In un mondo in continua evoluzione dal punto di vista digitale, viene richiesta sempre di più la scelta di una soluzione documentale adeguata e flessibile alla propria infrastruttura IT per gestire, la crescita dei volumi delle informazioni, i cambiamenti delle abitudini di lavoro, il numero sempre maggiore di sistemi che generano contenuti, i diversi formati da gestire, oltre che l’accesso in mobilità e la collaborazione.

La piattaforma di Entrerpise Content Management open source assicura anche che i membri del team dedicati alle varie unità organizzative, divisioni e reparti possano lavorare insieme e nella piena collaborazione, ad esempio a partire dalla creazione di una pratica, passando per la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo utilizzo.

Le funzioni offerte da Alfresco consistono in un insieme di servizi che ruotano attorno al content management aziendale e possono essere raggruppati in tre punti principali:

  • Content, un’area dove si concentrano tutti i servizi dedicati alla gestione documentale avanzata. Ad esempio, la definizione del ciclo di vita del documento, la creazione e modifica, l’estrazione dei metadati e molti altri
  • Controllo. Alfresco offre, ad esempio i servizi per la definizione del workflow o dei rilasci
  • Collaborazione, un ambito in cui sono presenti gli strumenti per la gestione collaborativa dei contenuti

Tutte queste funzionalità sono integrate e perfettamente compatibili tra di loro. Ciò garantisce all’impresa non solo sicurezza, ma anche fluidità operativa.

Un ulteriore obiettivo di Alfresco è quello di combattere la dispersione dei documenti aziendali, massimizzando il valore dei contenuti andando a integrarli nei processi aziendali di base.

I documenti vengono archiviati digitalmente affinché siano sempre individuabili e reperibili da parte dei giusti membri del team.

Leggi anche: I Costi e i Benefici dell’Implementazione di un Sistema ECM

Caratteristiche principali di Alfresco ECM

Alfresco ECM è una soluzione completa sia per la gestione documentale in azienda, sia per la gestione di contenuti web e di processi di approvazione.

Ciò che questo sistema ECM open source offre alle imprese consiste in tutti gli strumenti necessari per la creazione, la conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici.

Il sistema fornisce anche un avanzato meccanismo di versioning, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze, la tassonomia ed i metadati specifici per ogni applicazione. In sintesi, una funzione che dà la possibilità di gestire le varie versioni di uno stesso documento e che tiene traccia delle varie modifiche

Ma quali sono le caratteristiche principali che rendono la piattaforma un’aggiunta così potente per le aziende?

• Gestione avanzata dei metadati
• Pieno controllo sui privilegi di accesso
• Versioning
• Trasformazioni di formato
• Indicizzazione e ricerca full text
• Blocco, check in e check out dei documenti
• Tassonomia e categorizzazione dei contenuti
• Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria
• Cancellazione “soft” e supporto per il recupero dei documenti
• Creazione integrata anteprime immagini e documenti

Queste caratteristiche rendono il sistema di gestione dei contenuti Alfresco il più adatto per settori industriali, come ad esempio i servizi finanziari, la Pubblica Amministrazione, la produzione, la sanità, le assicurazioni, l’editoria e molti altri ancora.

Inoltre, le aziende moderne affrontano molte difficoltà nella gestione di contenuti in continua crescita. Per questo motivo, le organizzazioni si rivolgono all’utilizzo di Alfresco, che è altamente scalabile e flessibile per gestire in modo efficiente i requisiti dei contenuti di livello aziendale. È importante, infatti, che i contenuti aziendali rimangano accessibili come e quando necessario.

Lo scopo principale di Alfresco è fornire una piattaforma completa per la gestione dei contenuti aziendali, semplificando i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione e garantendo la conformità normativa. Tutto ciò fornisce alle organizzazioni un aiuto per migliorare la produttività, ridurre i costi operativi e mantenere un vantaggio competitivo nell’era digitale.

Leggi anche: ECM e Cloud Computing: Vantaggi e Considerazioni

Vantaggi per le aziende

Alfresco offre soluzioni innovative per la gestione di sia di documenti sia di contenuti che consentono di collegare, gestire e proteggere le informazioni più importanti dell’azienda, ovunque i dipendenti si trovino.

Con il sistema ECM open source è possibile acquisire, centralizzare, trovare e condividere facilmente documenti e informazioni in tutta l’organizzazione, oltre a creare nuove applicazioni personalizzate per migliorare il servizio clienti, la produttività dei dipendenti e l’efficienza dei processi.

Che sia necessario svolgere la ricerca di un modo semplice per gestire i documenti dell’organizzazione, o di una vera e propria Digital Business Platform per digitalizzare e automatizzare tutti i processi, Alfresco offre le giuste funzionalità che permettono il raggiungimento degli obiettivi e successi aziendali.

Ma quali sono le funzionalità sulle quali un’impresa può fare affidamento in questi casi? Grazie all’implementazione di un sistema ECM come Alfresco, gli strumenti che sarà possibile utilizzare sono:

• Riduzione di documenti scambiati in formato cartaceo
• Abbattimento di errori umani legati e annullamento della perdita dei documenti
• Informazioni immediatamente accessibili
• Migliorato controllo sulla fruizione e l’editing dei documenti
• Definizione e ottimizzazione del workflow

Questi i principali vantaggi che Alfresco offre. Inoltre, la sua architettura open-source garantisce una flessibilità e una personalizzazione superiore, consentendo alle aziende di adattare il sistema alle proprie esigenze specifiche. Inoltre, la sua interfaccia intuitiva facilita l’adozione da parte dei membri dei team, riducendo i tempi di apprendimento.

La piattaforma ECM consente anche di gestire i documenti aziendali in maniera strutturata e organizzata, ottimizzando l’accessibilità e la ricerca di informazioni importanti. In questo modo, i dipendenti possono collaborare su documenti condivisi. Da ciò deriva un netto miglioramento dell’efficienza e della produttività.

Il vantaggio più importante dell’implementazione di Alfresco è la riduzione dell’errore umano. Grazie all’automatizzazione dei flussi di lavoro e delle attività, si riduce la necessità dell’immissione manuale dei dati e dal processo decisionale.

Tutto ciò contribuisce a rendere l’ambiente lavorativo e l’organizzazione più validi, con un conseguente aumento della produttività, un’ottimizzazione dell’integrità dei dati e una maggiore soddisfazione del cliente, grazie alla sua esperienza migliorata.

Infine, Alfresco è scalabile, in grado di supportare sia piccole imprese che grandi organizzazioni con volumi di dati significativi, anche in contesti più articolati e complessi.

Leggi anche: Alfresco: Guida Completa sull’Installazione

Leggi anche

Come l’RPA Trasforma i Processi Aziendali

L’RPA – Robotic Process Automation è una tecnologia che utilizza software chiamati “bot” (“robot software”) per automatizzare attività ripetitive, regolari e basate su norme all’interno