L’archiviazione digitale consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda ed è una soluzione pratica, economica, nonché sicura. Quando si parla di archiviazione fisica, invece, si fa riferimento al procedimento cartaceo che risulta essere costoso, ingombrante, oltre che altamente rischioso.
In generale, l’archiviazione dei dati e dei documenti è un’attività altamente regolamentata e circoscritta per quanto riguarda la registrazione, l’archiviazione e il recupero dei contenuti. In particolare, il procedimento digitale deve soddisfare determinati standard.
Per conservare e archiviare i documenti a prova di audit (una valutazione tecnica manuale o sistematica misurabile di un sistema o un’applicazione, nell’ambito della sicurezza informatica) e nel rispetto della protezione dei dati, è necessaria una soluzione di archiviazione adeguata ed efficiente. Un archivio moderno tiene conto dell’immutabilità dei dati, del corretto periodo di conservazione e della cancellazione sicura. Grazie a una gestione efficace dell’archiviazione dei contenuti, è possibile controllare dove e come conservare le informazioni in modo sicuro ed economico.
L’archiviazione delle informazioni aziendali (EIA, enterprise information archiving) viene svolta grazie a una tipologia di software che può archiviare in maniera temporanea o permanentemente le informazioni, quali e-mail, testi, dati, registrazioni e molte altre, in un intero sistema. I prodotti EIA forniscono funzionalità come la riduzione dei dati tra i tipi di contenuto, la gestione della conservazione, l’indicizzazione dei contenuti e strumenti per la classificazione e l’e-discovery (o electronic discovery), ovvero il processo che, nell’ambito delle attività di informatica forense, consente di cercare e individuare dati informatici presenti in archivi digitali.
Inoltre, l’EIA è necessaria per le imprese di tutte le dimensioni, che hanno bisogno di conformità normative e di soluzioni legali per archiviare correttamente i loro dati. A questo scopo, è opportuno per le aziende avvalersi della consulenza di esperti del settore per determinare i loro requisiti di archiviazione e garantire la corretta gestione e conservazione dei dati.
Il mondo dell’archiviazione digitale è in costante evoluzione, guidato dall’innovazione tecnologica e dalle esigenze emergenti dei mercati, che intendono diventare sempre più competitivi. Gli esperti hanno delineato le tendenze per un futuro dell’archiviazione digitale dei documenti dinamico e che pone l’accento alla sicurezza dei dati e alla sostenibilità ambientale.
L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale (IA) e dell’automazione in questo metodo di conservazione dei contenuti non cartaceo sarà sempre più diffusa, riducendo gli errori umani. Le aziende inizieranno a utilizzare la blockchain per garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti, rendendoli immutabili e facilmente verificabili. Inoltre, le imprese si orienteranno verso sistemi di archiviazione cloud e applicazioni mobili per consentire agli utenti di accedere e gestire i propri documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, grazie a un numero crescente di lavoratori che operano in remoto.
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Soluzioni di archiviazione digitale
L’archiviazione dei documenti consiste nella conservazione in sicurezza delle informazioni che non vengono utilizzate in maniera regolare dalle imprese. Quali sono i metodi per archiviare i documenti? Ecco due opzioni:
• Archiviare i documenti presso la propria sede. Ciò comporta l’occupazione di spazio prezioso per la conservazione, oltre che la necessità di implementare un sistema di archiviazione adeguato, in modo che i membri del team possano individuare facilmente i documenti quando servono
• Archiviare i documenti con una società di archiviazione. In questo caso, una società specializzata radunerà i dati, archiviandoli in locali dedicati fuori dalla sede. A seconda del servizio scelto, si occuperà di archiviare i documenti, scannerizzarli e inviarli quando verrà richiesto, archiviare i dati e consegnali sotto forma cartacea singolarmente e scannerizzarli dalla loro forma cartacea prima di archiviarli o distruggerli
Inoltre, prima di procedere con l’archiviazione dei documenti aziendali, è necessario definire le modalità di esecuzione, in modo che tutti i dipendenti dell’azienda elaborino i contenuti nello stesso modo. Creando una procedura di gestione e archiviazione dei contenuti, infatti, è possibile garantire che i documenti siano archiviati in modo corretto, sicuro e facile da recuperare nel momento in cui si ha necessità.
Esistono diversi metodi per archiviare documenti in formato digitale. Ecco qualche soluzione da poter adottare:
- In cloud. Si tratta di un processo che consente di memorizzare documenti su server remoti accessibili tramite Internet
- Locale, un approccio tradizionale, cioè memorizzare i contenuti su dispositivi di archiviazione fisica, come dischi rigidi esterni o server locali
- Tramite software di gestione documentale. Consentendo di organizzare, archiviare e gestire contenuti digitali, questo sistema offre funzionalità avanzate come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR – Optical Character Recognition, programmi dedicati al rilevamento dei caratteri contenuti in un documento e al loro trasferimento in testo digitale leggibile da una macchina) e la categorizzazione automatica
Infine, sono le esigenze specifiche dell’utente e le caratteristiche dei dati da conservare a determinare la scelta del metodo di archiviazione. Quali sono i mezzi di archiviazione digitale che le aziende possono utilizzare per gestire i propri documenti in modo efficiente e sicuro? I principali mezzi di archiviazione digitale comprendono: server dedicati, piattaforme cloud (come Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive), software di gestione documentale, archiviazione tramite reti di storage distribuite, che consentono di archiviare e gestire grandi quantità di dati su una rete di dispositivi interconnessi, archiviazione tramite blockchain, tecnologia utilizzata per archiviare documenti digitali in modo sicuro e immutabile, e dispositivi di archiviazione USB.
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Vantaggi dell’archiviazione digitale
Il processo di archiviazione di documenti e informazioni in formato elettronico è un approccio moderno e offre numerosi vantaggi, a differenza dei supporti cartacei tradizionali. Vediamo quali sono:
- Riduzione dei costi, in particolare di quelli associati all’archiviazione, alla stampa e alla gestione dei documenti cartacei, realizzando risparmi significativi a lungo termine
- Aumento della produttività. grazie alla conservazione digitale dei contenuti i membri del team possono recuperare le informazioni necessarie in modo rapido, con conseguente aumento della produttività dell’impresa
- Conformità con normative e regolamentazioni del settore, riducendo il rischio di sanzioni e dispute legali
- Accesso remoto per una migliore collaborazione. Con il formato digitale, i lavoratori possono accedere ai contenuti aziendali ovunque e in qualsiasi momento, grazie a dispositivi mobili o computer dotati di una connessione a Internet
- Minore impatto ambientale, attraverso la riduzione del consumo di carta e l’eliminazione degli sprechi associati alla stampa e all’archiviazione fisica dei documenti
Infine, il principale vantaggio che deriva dall’affidarsi all’archiviazione digitale è la facilità organizzativa dei file. Grazie a questa funzionalità la gestione dei flussi documentali aziendale viene facilitata favorendo la condivisione e la tracciabilità delle informazioni in tempo reale. Di conseguenza, si avrà una migliore sicurezza sia degli accessi sia del controllo delle attività sui documenti archiviati.
Tuttavia, stando a quanto ritengono gli esperti, si registra un crescente gradimento delle soluzioni di archiviazione digitale basate su cloud come alternativa all’archiviazione tradizionale. Secondo l’Istat – Istituto nazionale di Statistica, in Italia il 92% delle pubbliche amministrazioni ha adottato almeno una forma di archiviazione digitale per gestire i propri documenti. Si ipotizza che il mercato raggiungerà un valore di oltre cinquecento milioni di euro entro il prossimo anno.
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