L’ECM è l’insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta in un’impresa, a prescindere dal suo formato. I documenti che sono in origine solo in forma digitale, possono essere modificati, inviati e archiviati dagli utenti direttamente per mezzo delle piattaforme di gestione documentale.
Una soluzione di Enterprise Content Management non solo ha come vantaggio l’eliminazione del cartaceo, riducendo notevolmente l’impatto sull’ambiente, ma permette anche una gestione all’avanguardia dei documenti aziendali e la loro conservazione. Grazie a questo sistema, i dipendenti hanno la possibilità di cercare in maniera rapida un documento specifico, senza perdere tempo, che a quel punto impiegherebbero in altre attività aziendali, favorendo l’automazione dei flussi di lavoro.
Inoltre, una gestione dei contenuti efficace può eliminare i cosiddetti “colli di bottiglia” (una fase di lavoro in cui arrivano più richieste di lavorazioni di quante ne possa elaborare alla massima capacità), riducendo lo spazio di archiviazione, ottimizzare la sicurezza e ridurre al minimo i costi generali.
I migliori procedimenti per l’acquisizione dei documenti nell’ECM
A partire dal primo gennaio 2022, sono entrate in vigore le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid), agenzia pubblica italiana istituita dal governo Monti, che disciplinano le modalità di archiviazione digitale applicabili sia alle aziende sia alla pubblica amministrazione.
L’Enterprise Content Management di una società inizia con l’acquisizione e l’importazione delle informazioni in un archivio digitale sicuro. Può trattarsi di qualsiasi tipo di documento creato, acquisito, memorizzato, condiviso o archiviato. Quali sono i migliori procedimenti per il processo di acquisizione dei documenti?
- Utilizzare moduli elettronici. Questo sistema permette di rendere i documenti digitali fin dalla loro creazione
- Scansionare documenti cartacei da archiviare in un repository digitale. Nell’ambito dell’Informatica si tratta un ambiente di un sistema informativo, in cui vengono gestiti i metadati, attraverso tabelle relazionali
- Gestire i contenuti digitali fin dal primo momento della loro creazione, tra i quali i documenti di Microsoft Office, Pdf, immagini e video
- Infine, archiviare e categorizzare in maniera automatica i contenuti da server, dispositivi condivisi e unità di rete
Archiviare i documenti in un repository digitale significa che le organizzazioni possono decidere chi può visualizzare, modificare e creare documenti, classificare e cercare i contenuti in base ai metadati e organizzarli in una struttura di cartelle flessibile.
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Migliorare la gestione documentale nell’Enterprise Content Management
Per migliorare la produttività e la competitività di un’impresa è utile servirsi di un software di gestione documentale che aumenti la qualità del lavoro e renda più fluido il passaggio di informazioni, in modo tale che la condivisione e la comunicazione tra i dipendenti e i diversi stakeholder siano immediate. Vediamo come.
A questo scopo la digitalizzazione dei documenti è fondamentale e permette di realizzare la conservazione sostitutiva a norma, una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, e di utilizzare la firma elettronica.
Si tratta di sistemi che semplificano il raggiungimento dell’efficienza dando ai membri del team accesso alle informazioni giuste al momento opportuno. Ad esempio, la gestione dei documenti consente ai dirigenti di accedere ai dati in tempo reale per le iniziative chiave, di esaminarli e di fornire feedback immediati ai loro team.
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Document Management System: cosa ha in comune con l’ECM e quali sono le differenze?
Oltre all’ECM, un altro pilastro nel percorso di digitalizzazione dei documenti è il Document Management System (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti”. Si tratta di una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di tutti i contenuti.
Esiste un principio di base in comune tra questa soluzione software e la gestione dei contenuti aziendali: l’amministrazione e l’utilizzo digitale di documenti, dati o informazioni in un contesto aziendale, con evidenti vantaggi nel controllo digitale dei documenti. La digitalizzazione dei documenti acquisiti con un DMS avviene quasi sempre tramite tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Si tratta di sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri, ovvero programmi dedicati al rilevamento dei caratteri contenuti in un documento e al loro trasferimento in testo digitale leggibile da una macchina.
A beneficiarne non è solo l’interoperabilità dei dati, ma anche la sicurezza, che viene garantita con diversi livelli di protezione. Solo gli utenti autenticati potranno visualizzare i file e le cartelle. Inoltre, tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali, a tutto vantaggio della sicurezza e di un controllo efficace dei costi aziendali.
Il Document Management System è destinato a crescere sul mercato
Il DMS sta assumendo un’importanza sempre maggiore all’interno delle attività aziendali.
Secondo alcune statistiche analizzate da Market.us, specializzata in analisi e ricerche di mercato approfondite (gruppo che fa capo a Prudour Research), la crescita della Gestione Documentale aumenterebbe la sua velocità nei prossimi anni, registrando un aumento del 12,9% ogni anno fino al 2028.
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Strumenti di ECM per la gestione dei documenti
I potenti sistemi di Enterprise Content Management abbracciano strumenti di analisi e visualizzazione e questo permette ai componenti dei team di riconoscere rapidamente correlazioni tra informazioni diverse, valutare un gran numero di documenti e visualizzare i dati in modo efficace, migliorando significativamente l’efficienza lavorativa. Tutto questo è possibile grazie all’utilizzo di parole chiave, filtri per data, autore, tipo di file e contenuto del documento.
Ma come funzionano gli strumenti di ECM per la gestione dei documenti? Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali facilita la collaborazione tra i dipendenti digitalizzano il processo di approvazione cartacea, molto lenta, velocizzandolo e personalizzando i work-flow, con una visibilità completa sulle modifiche apportate ai documenti.
Un altro strumento di ECM che facilita la cooperazione tra i lavoratori, è l’offerta di chat feed sui documenti, invio di link invece di allegati via email, e l’uso di hashtag e sondaggi per organizzare discussioni su temi specifici. Tuttavia, non è possibile trascurare l’importanza di poter accedere alle informazioni anche quando non si è presenti fisicamente in ufficio o davanti al laptop. I sistemi di gestione di contenuti aziendali soddisfa anche questa esigenza, grazie alle app mobili e agli accessi web sicuri, garantendo la sincronizzazione dei dati su tutti i dispositivi.
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