Nel contesto di rapido cambiamento tecnologico in cui viviamo oggi, i sistemi di Enterprise Content Management sono in prima linea, promettendo importanti progressi. Le imprese cercano soluzioni sempre più efficienti, sicure e innovative per gestire e utilizzare le loro crescenti quantità di contenuti. Vediamo quali sono gli ultimi trend emergenti nella gestione dei contenuti aziendali.
L’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning (ML) sono destinati a trasformare i sistemi ECM, grazie all’automatizzazione dei processi complessi, al miglioramento dei metadati e alla governance delle informazioni. Tutto ciò permette alle aziende di anticipare le esigenze degli utenti e di fornire contenuti su misura in modo dinamico, migliorando in maniera significativa l’efficienza operativa. Grazie ai progressi di queste capacità, le aziende possono completare semplici operazioni in modo più automatizzato e con un livello di conformità più elevato.
Si prevede anche un’accelerazione del passaggio alle soluzioni ECM basate sul cloud, piattaforme che offrono migliori funzionalità di collaborazione, più efficienti rispetto alle soluzioni tradizionali on-premise. In futuro, un numero sempre maggiore di aziende sposterà la gestione dei contenuti nel cloud per beneficiare dei risparmi sui costi e della semplificazione delle operazioni.
Tuttavia, le funzioni di sicurezza dei sistemi ECM stanno diventando fondamentali a causa della crescente minaccia di violazioni dei dati e di attacchi informatici. Probabilmente, le future soluzioni ECM incorporeranno metodi di crittografia avanzati, sistemi di rilevamento delle intrusioni e protocolli di sicurezza basati sull’Intelligenza Artificiale per proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati.
Inoltre, bisogna considerare i modelli Content as a Service (CaaS), i quali guadagnano sempre più terreno e consentono alle imprese di gestire e distribuire contenuti non solo attraverso le proprie piattaforme, ma anche a sistemi esterni tramite Api (meccanismi che consentono a due componenti software di comunicare tra loro, utilizzando una serie di definizioni e protocolli). Questo approccio facilita l’integrazione e la sincronizzazione dei contenuti tra diverse applicazioni e dispositivi, migliorando l’esperienza dei clienti.
Infine, un altro trend emergente nell’ECM è la gestione sostenibile dei contenuti. La sostenibilità è ormai una priorità per le aziende, i sistemi di gestione dei contenuti aziendali in futuro si adatteranno a supportare gli obiettivi ambientali. Cosa comporta? Prima di tutto la riduzione dell’impronta di carbonio associata ai grandi centri dati e la promozione di processi digitali, anziché cartacei, per sostenere le iniziative ecologiche.
Secondo alcune statistiche diffuse dall’agenzia di stampa statunitense GlobeNewswire, le dimensioni del mercato dell’ECM dovrebbero raggiungere oltre 70,4 miliardi di euro nel 2029, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 10,5% nel periodo di previsione. Da questi dati si potrebbe dedurre che tale tecnologia è essenziale per le organizzazioni appartenenti a qualsiasi settore che vogliono gestire efficacemente l’intero ciclo di vita dei loro contenuti.
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Nuove tecnologie nell’ECM
Le imprese cercano sempre più soluzioni ECM personalizzate per soddisfare i requisiti aziendali, le normative di settore e le complessità del flusso di lavoro. Questi sistemi sfruttano tecnologie come l’Intelligenza Artificiale (IA), l’Apprendimento Automatico (ML) e l’Elaborazione del Linguaggio Naturale (NLP – Natural Language Processing) per automatizzare i processi di gestione dei contenuti, migliorare la sicurezza dei dati, la collaborazione e la condivisione delle conoscenze all’interno delle aziende.
In particolare, la nuova tecnologia di Intelligenza Artificiale rende molto più facile per i dipendenti trovare e utilizzare al meglio tutti i contenuti di proprietà dell’organizzazione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un testo, di un audio o di un video.
L’IA e le altre tecnologie, consentono ai sistemi di gestione dei contenuti di sottrarre agli utenti gran parte del lavoro di classificazione. Inoltre, questi strumenti sono in grado di estrarre dati rilevanti anche da dati non strutturati, come PDF, e-mail e immagini, classificandoli in maniera accurata, oltre a renderli facili da trovare e da utilizzare. Alcuni sistemi di Enterprise Content Management sono provvisti di funzionalità di elaborazione intelligente dei documenti (IDP – Intelligent Document Processing) che possono imitare il modo in cui un membro del team leggerebbe un documento, estrarre le informazioni chiave e inserirle in un altro sistema per l’elaborazione. Vediamo quali sono alcune delle altre tecnologie da ricercare in un sistema ECM moderno:
- Deep learning per la tecnologia delle immagini e dei video. Una funzionalità che consente a un ECM di visualizzare immagini o video e di identificare oggetti, testi, persone, attività e molto altro
- Speech-to-text, ovvero la conversione dalla voce al testo. In questo caso, vengono utilizzati algoritmi avanzati di Apprendimento Automatico per trascrivere i file audio in un formato di testo leggibile, in modo che possano essere classificati e ricercati più facilmente da un ECM
- API RESTful. Relativo all’analisi delle immagini, si tratta di un’altra funzionalità di ML che consente a un sistema di gestione dei contenuti aziendali di classificare ed etichettare le immagini, rilevare gli oggetti incorporati ed estrarre il testo
Grazie a queste tecnologie, le piattaforme di Enterprise Content Management risultano molto più efficienti.
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Tendenze future nel campo dell’ECM
Con il rapido ritmo dell’innovazione tecnologica, la gestione dei contenuti aziendali si sta evolvendo in uno strumento strategico che consente alle aziende di sfruttare i propri contenuti per ottenere un vantaggio competitivo sul mercato.
Un sistema legacy, in informatica, è un sistema informatico, un’applicazione o un componente obsoleto. Le soluzioni moderne di Enterprise Content Management si integrano perfettamente con altri sistemi aziendali principali, come i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP – Enterprise Resource Planning), gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM – Customer Relationship Management) e i sistemi informativi per le risorse umane (HRIS – Human Resources Information System). In questo modo, le organizzazioni migliorano il flusso di informazioni e la collaborazione tra i vari reparti, creando un’azienda più agile e resiliente.
L’adozione di soluzioni di contenuto intelligenti è il futuro dell’ECM. I sistemi di gestione dei contenuti aziendali, infatti, sfruttano l’Intelligenza Artificiale e le capacità di apprendimento automatico per rivoluzionare il modo in cui le imprese gestiscono le informazioni, consentendo loro di gestire i contenuti in modo dinamico, con funzionalità avanzate per migliorare l’efficienza, potenziare il processo decisionale e offrire un’user experience personalizzata.
Guardando al futuro dell’ECM, vengono delineate diverse tendenze chiave che ne determineranno il percorso. Vediamone alcune:
- Design incentrato sull’utente per una maggiore usabilità. La soddisfazione dei membri del team è la priorità assoluta per le aziende. Gli utenti moderni sono ormai ad applicazioni facili da usare nella loro vita quotidiana e si aspettano lo stesso sul posto di lavoro. In caso contrario, potrebbero iniziare a rivolgere la propria attenzione a realtà più innovative e portare le loro competenze altrove. Un modo semplice per far sì che il lavoratore sia soddisfatto è rappresentato dalle soluzioni ECM con le interfacce di navigazione intuitive, l’integrazione perfetta con altri sistemi aziendali e la compatibilità con i sistemi mobili. Solo così la produttività potrà aumentare e la soddisfazione sul posto di lavoro subirà un importante incremento
- Soluzioni ECM low-code e no-code. Le aziende tendono a optare sempre di più per sistemi di questo tipo, che permettono di sviluppare e distribuire in maniera rapida applicazioni personalizzate senza conoscenze o esperienze di codifica approfondite. Sarà, quindi, possibile creare applicazioni che soddisfino le esigenze specifiche delle organizzazioni e che possano essere facilmente modificate in base all’evoluzione dell’impresa
- Considerazioni sulla conformità e sulla sicurezza, temi al centro dell’’’attenzione di un’azienda. In particolare oggi, con le violazioni dei dati sempre più frequenti e le normative più severe (GDPR, il Regolamento generale sulla protezione dei dati, e CCPA – California Consumer Privacy Act). Grazie alle soluzioni intelligenti per i contenuti, le imprese possono garantire la conformità alle regolamentazioni e salvaguardare efficacemente le loro preziose informazioni senza dover ricorrere a un membro del team umano che monitori le minacce 24 ore su 24
- La sostenibilità è un fattore chiave. L’ECM moderno, infatti, svolge un ruolo fondamentale nella riduzione della dipendenza dalla carta e promuove la collaborazione digitale
Infine, le caratteristiche da ricercare in una moderna piattaforma ECM sono: un’architettura cloud-native, soluzioni di contenuti intelligenti, strumenti di sicurezza e conformità efficaci, accessibilità mobile, strumenti di collaborazione avanzati, capacità di personalizzazione e integrazione e lo sviluppo rapido di soluzioni.
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