I sistemi Enterprise Content Management sono muniti di una serie di funzionalità progettate per semplificare la gestione delle informazioni in un’impresa. Tra queste, particolarmente importante è la capacità dell’ECM di semplificare le operazioni tramite l’automazione dei processi aziendali, che consiste nell’uso di tecnologie per eseguire attività riducendo l’intervento umano.
Che si tratti di automatizzare i flussi di lavoro di approvazione o di semplificare i processi di revisione dei documenti, grazie a questa funzione le organizzazioni riducono gli errori manuali, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza complessiva.
L’impatto dell’automazione è destinato a crescere. Entro il 2030 si prevede che il 46% delle attività attuali della forza lavoro sarà automatizzato. I sistemi ECM, automatizzando le attività di routine, come l’immissione dati e l’inoltro dei documenti, liberano tempo ai dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su attività più strategiche.
Perché l’automazione delle attività è importante
Nel contesto di rapido cambiamento tecnologico in cui viviamo oggi, l’automazione diventa un elemento fondamentale per gestire, cambiare e adeguare la struttura IT (Tecnologia dell’Informazione) e i modelli di operatività dell’azienda. Automatizzando i processi complessi, i team IT possono promuovere l’efficienza, la produttività e la flessibilità, ottenendo una riduzione dei costi e degli errori umani.
Per garantire che le informazioni arrivino ai destinatari nei momenti giusti, i sistemi ECM, generalmente, gestiscono l’acquisizione, la lettura e l’indicizzazione delle informazioni, offrono opportunità di annotare, modificare o migliorare le informazioni, oltre a solidi strumenti di flusso di lavoro e automazione.
I documenti sono disponibili ovunque e la sicurezza e la conformità sono tutelate. Inoltre, le capacità della loro gestione sono potenziate dall’automazione del flusso di lavoro digitale, che consente a un’impresa di definire processi prevedibili, ripetibili e misurabili, eliminando il passaggio relativo all’immissione manuale dei dati e al rischio di perdere le informazioni.
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Riduzione degli errori umani grazie all’automazione nell’ECM
L’errore umano può rappresentare l’ostacolo più insidioso per la crescita aziendale, dal momento che i processi manuali che si basano sulle persone che li eseguono possono creare problemi che il più delle volte non vengono rilevati, nonostante il livello di competenza o l’anzianità di servizio nel ruolo dei dipendenti. Tuttavia, l’automazione non è pensata per sostituire tale intervento, ma per incrementare le possibilità di lavoro. Ciò consente al personale IT esistente di dedicarsi alla risoluzione di problemi più significativi, incrementando l’efficienza e la produttività, oltre a indirizzare le risorse verso obiettivi strategici come rendere sempre più soddisfacente l’esperienza dei clienti.
Ad esempio, quando si crea un documento che richiede il contributo di altri membri del team, il flusso di lavoro automatizzato può inviarlo automaticamente alle persone interessate, senza che se ne occupi il creatore originale.
L’automazione del flusso di lavoro offre alle organizzazioni l’opportunità di ottimizzare i processi, eliminare gli ostacoli e migliorare il modo in cui le aziende lavorano con i clienti. Offre ai dipendenti la libertà di concentrarsi su ciò che conta per loro, senza dedicare tempo a lavori inutili e ripetitivi. Questo dà alle aziende la capacità di crescere anche in un panorama incerto.
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Vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi dell’automazione nell’ECM
Uno dei punti di forza di questa funzione è il mantenimento dei team sulla stessa pagina, riducendo i tempi di navigazione sullo stato dei documenti o di modifica. Inoltre, utilizzando le capacità di analisi di una soluzione di automazione, le imprese possono vedere quali sono i processi più e meno efficienti, identificando i “colli di bottiglia” che possono essere migliorati, (in inglese “bottleneck”), ovvero un punto o un’area di un sistema in cui il flusso di lavoro o la produttività vengono rallentati o limitati. In questo modo è possibile risparmiare risorse preziose e migliorare l’esperienza, oltre che la trasparenza tra i team e i clienti.
Un altro vantaggio dell’automazione è il miglioramento della comunicazione, che incoraggia la collaborazione tra i dipendenti in sede e in remoto. In questo modo si mantiene alta la qualità del lavoro, soprattutto quando i membri del team non possono lavorare di persona sui diversi progetti.
Infine, l’automazione dei flussi di lavoro può contribuire alla sicurezza organizzativa e al rispetto degli standard di conformità del settore. Ad esempio, lavorare attraverso una piattaforma di automazione che registra le modifiche e le attività consente ai leader di registrare e rivedere i dati critici in caso di violazione informatica. Molte di queste piattaforme sono state create tenendo conto della conformità del settore, garantendo che il lavoro prodotto sia consono agli standard della General Data Protection Regulation.
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