ECM: Strategie per la Migrazione dei Dati

Quando si parla di migrazione dei dati si fa riferimento al processo di spostamento dei dati tra sistemi di archiviazione, applicazioni o formati. Si tratta di un processo unico, che può comprendere la preparazione, l’estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati.

Le ragioni per le quali si potrebbe rendere necessario avviare un programma di migrazione di dati sono numerose. Tra queste si potrebbe aver bisogno di aggiornare i database, implementare una nuova applicazione o procedere con il passaggio da uno storage (conservazione delle informazioni tramite una tecnologia sviluppata appositamente per conservarle e renderle accessibili secondo necessità) e da applicazioni on-premises (la forma tradizionale di funzionamento delle applicazioni aziendali) a uno basato su cloud.

A determinare la tipologia di processo di migrazione dei dati più adeguata da intraprendere saranno i requisiti aziendali specifici.

Quali sono i tipi di migrazione di dati? Vediamo 5 esempi

Alcuni progetti richiedono il coinvolgimento dei team, come il passaggio a un nuovo sistema Customer relationship management (Crm), una strategia aziendale pensata per gestire le interazioni e le relazioni con i clienti. Altri, come il passaggio da un fornitore di database a un altro, possono essere realizzati senza l’intervento dei dipendenti dell’azienda. Ecco cinque tipi di migrazioni di dati.

• La migrazione del database. Considerando che il formato dei dati può variare da un fornitore all’altro, questa tipologia può riferirsi non solo allo spostamento dei dati da un fornitore di database a un altro, ma anche all’aggiornamento del software del database a una versione più recente. A questo punto potrebbe essere utile un processo di trasformazione, che non dovrebbe influire sul livello applicativo, ma è comunque consuetudine eseguire dei controlli per accertarsene
• La migrazione dello storage. In questo caso si parla del trasferimento dei dati da un repository esistente a uno nuovo. L’obiettivo è quello di passare a una tecnologia più moderna, in grado di elaborare i dati in modo più economico e più veloce
• La migrazione dei processi aziendali. Si tratta del trasferimento di database e applicazioni contenenti dati relativi a clienti, prodotti e operazioni, che richiedono spesso una trasformazione nel passaggio da un modello di dati a un altro. In genere, le imprese avviano questi progetti quando si verifica una riorganizzazione aziendale, una fusione o un’acquisizione
• La migrazione di applicazioni, che si riferisce allo spostamento di un’applicazione software da un ambiente informatico a un altro. Nel corso di questo processo, i dati potrebbero subire una trasformazione
• Infine, la migrazione al cloud, una tipologia che comporta lo spostamento di dati, applicazioni o altri elementi aziendali in un ambiente di cloud computing, come un data warehouse (un tipo di sistema di data management progettato per abilitare e supportare le attività di business intelligence) nel cloud

Strumenti per una migrazione sicura

Alla domanda se la migrazione dei dati è considerata rischiosa e complicata, la risposta è in un concetto simile a quello relativo alla forza di attrazione che esiste tra gli oggetti, spiegata dalla legge di gravità. In questo caso, infatti, potremmo parlare di “Data Gravity”, che descrive la forza di attrazione che lega dati e applicazioni.

Questa terminologia è stata introdotta nel linguaggio informatico oltre tredici anni fa dall’ingegnere software David McCrory, il quale paragona i dati ai pianeti con una certa massa e, man mano che questi si accumulano, diventano più massicci, con una gravità maggiore. Dunque, se abbastanza grandi, “possono essere virtualmente impossibili da spostare”, come spiega McCrory.

Come si riduce il fenomeno della data gravity? La soluzione potrebbe risiedere nel trasferimento dei contenuti il più vicino possibile alle applicazioni e ai servizi, abbandonando i silos di dati a favore di una piattaforma di storage scale-out in grado di ridurre i tempi e la distanza tra i dataset elaborati. Vediamo cosa significa nello specifico.

Uno storage scale-out non è altro che un’architettura Nas (Network attached storage, un dispositivo di archiviazione collegato a una rete che consente l’accesso e la condivisione dei dati fra più utenti) slegata dall’hardware sottostante, che permette di espandere la capacità del sistema come un’unica offerta di risorse disponibili all’interno dell’organizzazione (“pool di risorse”). Questo si verifica nel momento in cui vengono aggiunti nuovi server, senza la creazione di silos di dati, sistemi di storage e di gestione dei dati separati tra loro che risultano inaccessibili ad altre aree dell’azienda e che si formano quando i contenuti vengono conservati in sistemi o database distinti che non sono in grado di comunicare o condividere le informazioni tra loro.

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Le strategie di migrazione dei dati nell’ECM

La migrazione di grandi volumi di contenuti aziendali comporta una serie di sfide tecniche, aggravate anche da importanti tempistiche, per di più soggette a errori. Tuttavia, esistono alcune strategie di migrazione dei dati nell’Enterprise Content Management che agevolano le imprese nell’obiettivo di risparmio di tempo e nella resa di un lavoro il più scrupoloso possibile. Vediamone alcune.

• La migrazione di massa. Si tratta di un procedimento adottato quando le società hanno necessità di smantellare rapidamente il sistema legacy e ottenere vantaggi immediati dal nuovo sistema. Tra questi la transizione più rapida alla nuova piattaforma cloud e l’accesso immediato a tutti i dati storici nel nuovo sistema
• La migrazione parallela. Questa strategia, eseguita su richiesta nel momento in cui si intende modificare un sistema legacy o accedervi, richiede che le imprese eseguano il sistema mainframe, Emds o ECM legacy e la nuova piattaforma cloud allo stesso tempo e per un periodo di tempo. In questo caso si procederebbe con una transizione a livelli graduali, riducendo così al minimo le interruzioni dei processi aziendali in corso e un’eventuale perdita di dati
• La migrazione ibrida. Questo è il caso di una migrazione ibrida che implica la migrazione in blocco di un sottoinsieme di dati recenti, mantenendo i contenuti più vecchi nel sistema legacy. Questo comporta un accesso più rapido ai dati critici nel nuovo sistema e un’adeguata flessibilità per definire le priorità e le fasi della migrazione in base alle esigenze aziendali
• Migrazione a fasi. Questo piano consente una transizione graduale e controllata alla nuova piattaforma, poiché le organizzazioni impostano l’archiviazione giornaliera nella nuova piattaforma cloud lasciando i documenti più vecchi nel sistema legacy finché non scadono o soddisfano i criteri predefiniti per la migrazione. Tale procedimento non solo riduce i costi, ma incrementa anche la capacità di ottimizzare il nuovo sistema in termini di crescita

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Pianificazione della migrazione

Le strategie delle quali si è parlato fino a questo punto, richiedono un’attenta pianificazione e una studiata esecuzione per garantire l’integrità, la compatibilità e le prestazioni dei dati nel nuovo sistema.
I gestori dei contenuti devono assicurarsi che le piattaforme ECM cloud soddisfino le esigenze aziendali, dal momento che le basate su cloud offrono una serie di vantaggi, tra cui una gestione IT più semplice e l’accesso remoto. Per verificare se una piattaforma ECM cloud soddisfa le esigenze aziendali di un’impresa, i gestori dei contenuti devono porsi alcuni quesiti, come “L’impresa è in grado di creare un modello informativo che rifletta la propria attività?” o anche “Quali sono le modalità con cui un’organizzazione può migrare i propri contenuti?”.

Quando si spostano grandi volumi di dati, i fornitori dovrebbero offrire l’opzione di spedirli su un dispositivo. Si tratta di un procedimento non esente da alcuni rischi per la sicurezza. Proprio da qui nasce per un’organizzazione l’esigenza di un dispositivo progettato per proteggere i dati utilizzando misure di sicurezza, come ad esempio la crittografia.

Il secondo passaggio importante per la pianificazione della migrazione dei dati è la pulizia dei contenuti. Un’impresa, infatti, dovrebbe eliminare le informazioni ridondanti, obsolete e banali (Rot) nel suo Content management system attuale (Cms, “sistema di gestione dei contenuti”).

Inoltre, prima che una società migri i suoi contenuti, deve determinare come l’azienda dovrebbe operare nella piattaforma ECM cloud, capire come i dipendenti utilizzano i contenuti e come la nuova piattaforma può supportarli e migliorare i loro flussi di lavoro. Dopo che un’impresa ha capito bene come affrontare questi punti, il processo può iniziare.

I gestori dei contenuti dovrebbero prima di tutto migrare i contenuti inattivi o più obsoleti, dal momento che con ogni probabilità non cambieranno. Per una giusta pianificazione è importante anche che un’organizzazione proceda con la migrazione attiva dei contenuti. Come affrontare una migrazione attiva dei contenuti? Ecco alcuni metodi.

• Cutover nel weekend: spegnere il vecchio sistema, migrare l’ultimo contenuto e accendere il nuovo sistema
• Sincronizzazione dei file. Questo sistema è possibile grazie all’utilizzo di strumenti che spostano costantemente i contenuti attivi dal vecchio sistema a quello nuovo man mano che gli utenti lo aggiornano e lo modificano
• Un approccio ibrido, che combina aspetti del cutover, della sincronizzazione dei file e della migrazione dei contenuti inattivi

Le figure professionali chiave nel settore del digital marketing devono capire il modo in cui i dipendenti utilizzano i contenuti, così da poter scegliere il miglior approccio di migrazione per le loro operazioni.

Infine, convalidare è un’azione fondamentale e inizia fin dalle prime fasi del processo. I gestori devono svolgere questa attività sui contenuti migrati in base al formato, al tipo di documento e alla durata. La convalida offre una user experience positiva, oltre alla certezza che tutti i dati vengano trasferiti nel nuovo sistema.

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